L’achèvement d’un projet de déclassement ne doit pas signifier la fin des activités de gestion des données. Au contraire, une stratégie spécifique de gestion des données en fin de vie est nécessaire pour garantir la disponibilité continue des données qui peuvent être précieuses pour les activités futures de transition énergétique.
Dans ce blog, nous partageons notre expérience de la mise en œuvre d’une partie spécifique d’une telle stratégie – la localisation, l’organisation, le classement et la numérisation de documents physiques sélectionnés – et l’importance d’envisager une stratégie de déclassement pour vos documents physiques.
Sept raisons de classer et de numériser vos données physiques :
1. Réduction des coût du stockage physique
Payer pour des données physiques stockées à l’extérieur dans des centres d’archivage peut être une dépense inutile, surtout si les données ne sont plus nécessaires et qu’à l’avenir personne ne sait ce qu’il y a dans les boîtes ou comment les trouver.
2. Renforcement de la conformité
Le devoir de conformité est une réalité pour la plupart des entreprises. Le classement et la numérisation des documents permettent à votre entreprise de se conformer plus facilement aux obligations légales et réglementaires en matière de fourniture de données. Les fichiers numériques peuvent être rapidement organisés, indexés et créés pour répondre aux exigences des régulateurs les plus stricts.
3. Gain de temps
Les documents numérisés peuvent être récupérés rapidement et facilement sans quitter le bureau.
4. Amélioration de la coopération entre les employés
La numérisation de documents facilite le partage de documents et la collaboration sur des projets sans avoir à afficher les informations sur papier. Les employés situés dans des lieux différents peuvent ouvrir et consulter des documents numériques simultanément.
5. Amélioration de la sécurité des données
La protection des informations sur papier peut s’avérer difficile. Les documents numérisés peuvent être cryptés, protégés par un mot de passe et l’accès peut être contrôlé à l’aide de rôles et d’autorisations d’utilisateurs.
6. Récupération facile des fichiers
La numérisation combinée à l’OCR permet une récupération plus rapide des fichiers.
7. Accès aux connaissances
Grâce aux capacités de ML/AI, vous recherchez dans les documents numérisés des informations contextuelles ainsi que les connaissances et la sagesse acquises lors d’efforts antérieurs.
Si vous planifiez ou avez récemment achevé un projet de déclassement et que vous souhaitez en savoir plus sur le déclassement de vos documents physiques et l’accès à des données précieuses, contactez-nous dès aujourd’hui.