Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises ont été encouragées à utiliser des solutions de flux de travail automatisé pour rationaliser les processus au sein de leur organisation. Si la théorie qui sous-tend l’automatisation du flux de travail est clairement compréhensible, à savoir « permettre le flux de documents, d’informations ou de tâches de manière indépendante conformément à des règles commerciales définies », il peut être difficile de savoir par où commencer.
« L’automatisation du flux de travail n’est PAS RÉSERVÉE aux grandes entreprises »
Nous entendons souvent dire que l’automatisation du flux de travail est réservée aux grandes entreprises, ce qui n’est absolument pas vrai. Que votre entreprise compte un, mille ou un million d’employés, il est toujours possible de gagner en efficacité en automatisant certains processus.
Il suffit de voir dans votre vie personnelle, l’automatisation augmente de jour en jour. Vous avez probablement un rappel automatique qui vous rappelle de vous réveiller, peut-être que votre café est automatiquement préparé à une certaine heure le matin, ou un prélèvement automatique pour payer une facture. Ce sont tous des exemples d’automatisation.
L’automatisation de notre vie privée nous permet de consacrer plus de temps à notre famille. Grâce à l’automatisation, vous pouvez consacrer plus de temps à vos clients, à vos employés ou à des activités génératrices de revenus.
Comment l’automatisation du flux de travail peut-elle m’être utile ?
L’automatisation des flux de travail offre aux entreprises une multitude d’avantages. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de la manière dont vous pouvez appliquer l’automatisation du flux de travail au sein de votre entreprise :
Réduire les erreurs administratives
En éliminant le processus manuel de saisie des données, l’automatisation du flux de travail réduit les erreurs administratives. Ceci est particulièrement important pour les processus critiques et la comparaison des données avec les exigences légales ou réglementaires.
Augmentation de la productivité
En général, la principale raison pour laquelle les clients nous contactent au sujet de l’automatisation des flux de travail est l’augmentation de la productivité. Par exemple, l’utilisation d’un flux de travail automatisé pour faire correspondre et vérifier un numéro de commande avec une facture déclenche automatiquement la tâche suivante du processus.
Collaboration et travail d’équipe
L’un des avantages de l’automatisation des flux de travail, souvent négligé, est la possibilité de collaboration qu’elle offre aux organisations de toutes tailles. Un exemple est l’utilisation de l’automatisation des flux de travail pour gérer les processus de salle de courrier. Le courrier peut être acheminé, sur la base de règles commerciales, vers les personnes ou les équipes qui doivent prendre des mesures, et des commentaires peuvent être attribués à des documents spécifiques pour simplifier leur traitement par d’autres services et fournir une traçabilité sur les personnes qui ont consulté le document ou pris des mesures à son sujet.
Rapports en temps réel
L’automatisation des flux de travail et le business process automation (BPA) permettent aux chefs d’entreprise d’accéder en temps réel à l’état de l’entreprise, y compris les opportunités d’amélioration des processus. Grâce à des données et des prévisions plus précises, les chefs d’entreprise peuvent comprendre les besoins et les revenus actuels et futurs de l’entreprise.
Identifier les besoins en matière d’automatisation des flux de travail
Pour préparer la mise en place de l’automatisation du flux de travail dans votre entreprise, il y a quelques étapes importantes à franchir.
- Identifiez les domaines de votre entreprise dans lesquels l’automatisation du flux de travail peut être utilisée pour automatiser les tâches.
- Réalisez un audit de vos processus d’entreprise pour vous assurer qu’ils sont toujours adaptés à leur finalité.
- Impliquez vos employés qui effectuent actuellement des tâches manuelles.
- Testez les buts et objectifs de votre entreprise par rapport aux automatisations potentielles de processus.
- Choisissez un projet pilote. Vous avez peut-être identifié 3, 5, 10 ou 50 domaines potentiels se prêtant à l’automatisation du flux de travail, mais comme pour tout projet, vous choisissez un seul domaine pour définir le processus.
Comment choisir la solution qui convient à mon entreprise ?
Les solutions logicielles d’automatisation du flux de travail ne présentent pas toutes les mêmes avantages ni les mêmes capacités. Il est donc important de tenir compte de la complexité de vos processus opérationnels actuels.
Vous utilisez des systèmes plus anciens ? Si oui, vous avez besoin de migrer ou d’intégrer des données à la nouvelle solution ?
Vous voulez pouvoir créer vos propres flux de travail ? Ou bien vous recherchez une solution entièrement gérée avec des activités (d’aménagement) informatiques continues ?
L’automatisation présente de nombreuses complexités. Veillez donc à choisir un partenaire qui comprend vos objectifs et qui peut apporter une valeur ajoutée à votre entreprise.
Prendre contact
Vous envisagez d’automatiser vos processus d’entreprise ? Contactez nous via le formulaire en ligne. Notre système d’automatisation du flux de travail transmettra votre message directement à l’un de nos consultants spécialisés qui vous contactera pour discuter de vos besoins en matière d’automatisation du flux de travail.