Omnidox
l’automatisation des processus d’entreprise
Adoptez Omnidox 5 dès aujourd’hui et embarquez pour un voyage pour bénéficier d’une expérience excellente et inégalée en matière de gestion de l’information et des documents
Découvrez les capacités inégalées d’Omnidox 5, leader sur le marché. Il s’agit d’une suite de produits de gestion de l’information et des archives basée sur le cloud. Plusieurs fois récompensée et très réputée sur le marché, la solution Omnidox 5 permet aux organisations de disposer d’une gamme complète d’outils d’audit sécurisés. De la catégorisation avancée à la gestion solide de la conservation, en passant par la recherche et l’extraction transparentes et les fonctionnalités efficaces de traitement des activités. Découvrez la puissance d’une solution qui parvient à associer parfaitement une technologie de pointe à une sécurité maximale.
Les avantages d’Omnidox
Omnidox 5 est véritablement une solution révolutionnaire de gestion de l’information et des archives et a reçu le titre prestigieux de « Produit logiciel de l’année » lors des très renommés DM Awards pour 2019, 2020, 2021 et 2022. Cette distinction témoigne de notre engagement inébranlable à fournir des technologies de pointe et des solutions innovantes à nos clients.
Authentification à deux facteurs (TOTP)
Bénéficiez d’un niveau de sécurité optimal grâce à notre fonction d’authentification à deux facteurs. Protégez vos informations sensibles grâce à un niveau de protection supplémentaire qui va au-delà des mots de passe. Lorsqu’ils accèdent à leur compte, les utilisateurs sont invités à saisir leur mot de passe ainsi qu’un code d’accès unique à six chiffres. Cette étape d’authentification supplémentaire garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder au système. Cela vous permet d’avoir l’esprit tranquille et de protéger vos données précieuses contre les accès non autorisés ou les violations. La sécurité de votre organisation est notre priorité absolue. Améliorez vos mesures de sécurité dès aujourd’hui avec notre fonctionnalité solide d’authentification à deux facteurs et gardez une longueur d’avance sur les menaces potentielles.
Gestion de la conservation
Donnez à votre organisation la flexibilité et le contrôle nécessaires grâce à notre fonction avancée de règles de conservation. Avec la possibilité de « différer » les règles pour une période allant jusqu’à 365 jours et de les évaluer par rapport à une Date Metadata Key (clé de métadonnées avec une date spécifique), vous pouvez garantir la conformité tout en adaptant vos politiques de conservation aux besoins uniques de votre entreprise. Que vous ayez besoin de prolonger la période de conservation de certains documents ou de l’ajuster en fonction d’événements ou d’étapes spécifiques, notre fonction dynamique de règles de conservation vous accompagnera dans votre démarche. En outre, la possibilité d’activer ou de désactiver des règles vous donne la liberté de vous adapter à l’évolution des exigences réglementaires ou des politiques internes sans compromettre l’intégrité ou la sécurité de vos données. Prenez en charge votre stratégie de gestion de la conservation et maintenez la conformité en toute simplicité grâce à notre puissante fonctionnalité de règles de conservation.
Capacités de recherche
OASIS comprend que l’efficacité et la praticité sont primordiales pour parcourir dans de grands volumes de données. En fixant une limite spécifique au nombre de résultats de recherche affichés par page, vous pouvez adapter l’expérience de recherche à vos préférences et optimiser votre productivité.
Cette fonctionnalité vous permet de trouver le juste équilibre entre une quantité gérable d’informations affichées en même temps et la nécessité d’accéder rapidement aux résultats pertinents. Que vous préfériez une vue plus restreinte ou une vue d’ensemble, notre fonctionnalité de recherche vous permet de garder le contrôle.
Découvrez la puissance des résultats de recherche personnalisés grâce à notre fonctionnalité de recherche avancée. Rationalisez vos flux de travail, augmentez votre productivité et trouvez les informations dont vous avez besoin sans effort. Ne vous contentez pas d’une expérience de recherche unique : profitez de la flexibilité et de l’efficacité de notre fonction de personnalisation des résultats de recherche par page.
Fonctionnalité des commentaires
Avec Omnidox 5, vous avez la possibilité d’inclure des commentaires directement dans les documents PDF, ce qui vous permet d’ajouter un contexte, des annotations ou des instructions à vos fichiers. Ainsi, les informations importantes sont intégrées directement dans le document lui-même, ce qui permet de collaborer plus facilement et d’obtenir des processus clairs.
En outre, notre dernière mise à jour introduit une « table des matières » complète dans les documents PDF fusionnés qui en résultent. Cette fonctionnalité de navigation intuitive permet aux utilisateurs de se déplacer très facilement entre les documents fusionnés, améliorant ainsi leur capacité à localiser rapidement des sections ou des informations spécifiques. En quelques clics, vous pouvez naviguer efficacement dans des structures documentaires complexes, ce qui vous permet de gagner du temps et d’augmenter votre productivité.
Ressources humaines
Les ressources humaines ont longtemps été considérées comme une fonction vitale du back office. Plus récemment, il a également joué le rôle d’atout stratégique à fort impact. OASIS peut introduire des gains d’efficacité dans les processus RH.
Rationalisation de l’accueil des nouveaux employés
Rationalisez les processus d’intégration et de sortie des employés, y compris la documentation, les validations et la gestion des accès. Automatisez la gestion des congés, y compris l’envoi, la validation et le suivi des demandes.
Gestion de la performance
Simplifiez les processus de gestion des performances, tels que la fixation d’objectifs, la collecte de feedback et l’évaluation des performances. Automatisez la gestion des données des employés : les mises à jour des informations personnelles, les détails de la paie et l’administration des avantages sociaux.
Évolutivité et adaptabilité
Omnidox 5 peut facilement s’adapter à la croissance de votre entreprise. Au fur et à mesure que les volumes de transactions augmentent, l’automatisation peut gérer des charges de travail plus importantes sans que vous ayez besoin d’investir un grand nombre de ressources.
Créances
Libérez le potentiel de rationalisation de vos processus, d’optimisation des flux de trésorerie et d’amélioration de la satisfaction client. Cliquez ici pour en savoir plus.
Visibilité et conformité
Améliorez votre visibilité sur le statut des factures, l’historique des paiements et la gestion des flux de trésorerie. Améliorez le respect des exigences réglementaires et des contrôles internes.
Gestion des fournisseurs
Automatisez la gestion des fournisseurs, y compris l’intégration, la communication et l’évaluation des performances.
Gestion des achats
Rationalisez les processus de rapprochement des bons de commande, d’approbation des factures et de rapprochement des paiements.
Créances clients
Notre solution de pointe pour l’automatisation des comptes clients est conçue pour simplifier vos opérations financières, optimiser votre trésorerie et améliorer la satisfaction de vos clients. Cliquez ici pour en savoir plus.
Réduisez le taux d’erreur
Automatisez la génération et l’envoi des factures, afin de réduire les erreurs et d’accélérer le processus de facturation. Automatisez les processus de crédit et de recouvrement, y compris les vérifications de solvabilité, les rappels et la résolution des litiges.
Gestion des flux de trésorerie
Améliorez la gestion des flux de trésorerie grâce à une visibilité en temps réel des factures en suspens et de l’état des paiements.
Améliorez la satisfaction des clients
Améliorez la satisfaction des clients grâce à des portails en libre-service pour les demandes de renseignements sur les factures et l’accès à l’historique des paiements.
Digital Mailroom
Notre Digital mailroom permet aux organisations de traiter des documents qui proviennent de sources multiples sous forme physique et numérique. En outre, les documents peuvent être facilement partagés entre les départements grâce à des flux de travail intelligents.
Contrairement à d’autres services de Digital mailroom, nous vous donnons la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer des processus d’entreprise grâce à notre module de flux de travail convivial.
Courrier entrant
Numérisez le courrier entrant et convertissez les documents physiques en format électronique pour un traitement rationalisé.
Collaboration
Améliorez la collaboration et le partage d’informations entre les services grâce à des flux de documents numériques.
Sécurité
Renforcez la sécurité et la conformité en capturant et en stockant les documents dans un référentiel centralisé et sécurisé.
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