Category: Scannen & Digitalisering

De voordelen van een digitale postkamer

Meer dan ooit kiezen organisaties van elke omvang voor nieuwe methoden en procedures om de manier waarop zij werken te stroomlijnen. Voor wie het nog niet wist: één van de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen decennium is de digitale postkamer. Deze oplossing zal niet alleen een revolutie teweegbrengen in uw interne postfuncties, maar ook de manieren waarop teams en afdelingen samenwerken stroomlijnen. Hieronder worden enkele voordelen van een digitale postkamer omschreven.

Minder schade aan het milieu

U kunt zich wel voorstellen dat een aanpassing in uw bedrijfsprocessen en -praktijken richting een digitale organisatie wonderen zal doen voor uw ecologische voetafdruk. Te veel inkomende post kan ertoe leiden dat een steeds grotere hoeveelheid papier gewoon bij het restafval belandt, wat schadelijk is voor het milieu en een risico vormt voor de informatiebeveiliging. Fysieke post wordt vaak één keer gelezen en vervolgens zonder aarzelen weggegooid. Met een digitale postkameroplossing kunt u al uw digitale informatie met gemak verwerken en ordenen zonder dat papieren documenten verloren hoeven te gaan.

Verhoog de algehele efficiëntie

Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat tot op de dag van vandaag relevant blijft – tijd is geld. Als u de ouderwetse papiermethode blijft gebruiken, zullen een aantal medewerkers ontelbare uren moeten besteden aan het sorteren van documenten. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van bekwame mensen die zich zouden kunnen richten op andere kerntaken van het bedrijf. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden post, dan is een digitale postkamer de beste oplossing.

Verbeterde service voor klanten

Een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een bedrijf is het vermogen om het niveau van klantenservice hoog te houden. Dit is noodzakelijk als u concurrerend wilt blijven binnen uw branche, want de klanttevredenheid neemt af wanneer vragen onbeantwoord blijven. Een groot verschil tussen papieren en digitale post is dat digitale post niet alleen gemakkelijker te lezen is, maar ook veel handiger om te beantwoorden.

Betere naleving van de regelgeving

Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan een aantal toenemende overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de laatste jaren een steeds vaker voorkomend probleem geworden, zodat de opslag van informatie nauwlettend in de gaten moet worden gehouden. Door documenten te scannen en digitaal op te slaan met behulp van een digitale postkamer, kunt u vertrouwelijke informatie achter extra beveiligingslagen verbergen en zo de kans verkleinen dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.

Samenwerking tussen afdelingen

Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt op onze lijst is. Dit is namelijk het meest over het hoofd geziene voordeel van het gebruik van een digitale postkamer. Vaak moet documentatie die door een bedrijf of organisatie wordt ontvangen, door meerdere afdelingen of teams worden bekeken. De medewerkers kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw moet worden gepost of gescand en gemaild, kunnen gebruikers digitale postkamers toewijzen aan individuen of andere teams voor beoordeling. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, en neemt het risico van een datalek weg, maar helpt ook om relaties tussen afdelingen op te bouwen.

Over OASIS Group

Bent u op zoek naar een digitale postkameroplossing, maar weet u niet waar u moet beginnen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het leveren van archief- en informatiebeheer diensten aan organisaties van verschillende grootte en uit verschillende bedrijfstakken. Daarnaast hebben we meer dan 1.700 Teammembers die zich inzetten om onze klanten uitmuntende ondersteuning te bieden.

Als u met één van onze specialisten wilt spreken over onze diensten, waaronder de digitale postkamer, vul dan ons online formulier in.

Begin aan uw digitale transformatie

Wat is Digitale Transformatie?

Wanneer u de term ‘Digitale Transformatie’ leest, betekent dat waarschijnlijk iets anders voor u dan voor uw leveranciers, uw klanten en mogelijk uw collega’s. Dit komt omdat digitale transformatie voor elk bedrijf een andere betekenis heeft. Zelfs afdelingen binnen eenzelfde organisatie kunnen hier anders tegenaan kijken.

Er is niet één juist antwoord voor hoe uw digitale transformatietraject eruit moet zien. Zelfs als twee bedrijven dezelfde einddoelen hebben, zoals papierloos werken of het bereiken van digitale volwassenheid, zullen de contactmomenten binnen het traject worden bepaald door uw interne processen en beleid.

Wie moet een Digitale Transformatie Strategie implementeren?

Met digitale technologieën die innovatie stimuleren, heeft Digitale Transformatie invloed op bedrijven van alle groottes en in alle industrieën. Tegenwoordig is het voor MKB-bedrijven zelfs mogelijk om te profiteren van de technologische voordelen die grote bedrijven vroeger hadden. Bij OASIS hebben we zelfs vooraanstaande bedrijven en MKB-klanten die dezelfde technologieën gebruiken en vergelijkbare niveaus van efficiëntie en rendement op de investering behalen.

Simpel gezegd moet elke organisatie een Digitale Transformatie Strategie implementeren om hun bedrijf draaiende te houden. Onderzoek wijst uit dat organisaties hun houding ten opzichte van digitale verwerking al hebben veranderd en dit nu op de voorgrond plaatsen in hun bedrijfsstrategieën.

81% van de organisaties is van mening dat ‘digitale transformatie’ ‘belangrijk’ OF ‘zeer belangrijk’ is voor hun organisatie

AIIM, 2018

Waar moet ik beginnen?

Voordat u aan de slag gaat met digitale transformatie, is het belangrijk dat u eerst uw einddoel in kaart brengt. Wil uw organisatie tijd vrijmaken voor medewerkers door bepaalde processen te automatiseren? Of is uw doel bestaande processen te stroomlijnen om uw klanten beter te kunnen bedienen? Uw gewenste resultaat zal uw digitale strategie bepalen, dus het is belangrijk dat u dit in een vroeg stadium vaststelt.

Hoewel het onwaarschijnlijk is dat elke afdeling dezelfde doelstellingen heeft, is het wel mogelijk dat vergelijkbare bedrijfsfuncties dezelfde strategische doelstellingen hebben. Een voorbeeld hiervan is de afdeling Crediteuren en de afdeling Debiteuren van uw organisatie. Beide kunnen een systeem nodig hebben dat integreert met een gedeeld boekhoudsysteem zoals Sage.

Misvattingen over Digitale Transformatie

Eén van de grootste misvattingen die we horen over Digitale Transformaties is dat het een omvangrijk project is dat in één keer moet worden uitgevoerd. Dit is niet het geval! In feite raden wij veel van onze klanten aan om voor een gefaseerde aanpak te kiezen. Hier zijn vele redenen voor, en ook hier is het afhankelijk van de behoeften van de klant, met als meest waarschijnlijke reden de enorme hoeveelheid papieren documentatie die een organisatie heeft.

Zo blijkt uit onderzoek van AIIM uit 2018 dat veel HR-organisaties nog steeds vastzitten in papieren processen. Op de vraag: “Wat is het papiergebruik in de volgende processen?” waren de percentages die antwoordden: “Veel documenten worden als papieren documenten verwerkt” :Werving en selectie = 35%

  • Werving en selectie = 35%
  • Onboarding van werknemers = 48%
  • Beheer personeelsdossiers = 53%
  • Administratie van beleid en procedures = 32%
  • Uitstroom van medewerkers = 48%

Hoewel een bepaald percentage van de organisaties over het budget en het personeel beschikt om een grootschalig project uit te voeren, worden projecten zoals Digitale Transformaties vaak in de ijskast gezet omdat de vereiste middelen niet beschikbaar zijn. In dat geval werken wij met klanten samen om een implementatieplan op te stellen dat rekening houdt met hun middelen, budget, tijdschema’s en de omvang van het archief.

Dit wil niet zeggen dat het volume van de papieren documentatie het enige punt van zorg is; bij de migratie van een bestaand EDRMS of ECM platform moeten organisaties vaak tijd van de interne IT-afdeling krijgen om de gedigitaliseerde documentatie te exporteren. Dit kan ook vertragingen veroorzaken, afhankelijk van hun beschikbaarheid.

Welke technologie is het beste voor mijn organisatie?

Het eerste en belangrijkste bij elke beslissing omtrent technologie is dat deze gebruiksvriendelijk is. Wij raden altijd aan om waar mogelijk een eindgebruiker te betrekken bij het besluitvormingsproces. Het betrekken van eindgebruikers bij dit proces zorgt er niet alleen voor dat u een systeem krijgt dat het best aan uw behoeften voldoet, maar maakt ook een soepel overgangsproces mogelijk.

Er zijn steeds meer opkomende technologieën die enorme kansen bieden voor uw organisatie. Technologieën zoals Artificial Intelligence, Intelligent Capture, eDiscovery, Repetitive Process Automation en Automated Data Recognition zijn onderdeel geworden van ons dagelijks leven. Deze nieuwe technologieën stellen organisaties in staat om meer te doen dan alleen het vastleggen van gegevens. In plaats daarvan maken organisaties gebruik van de mogelijkheden om de gegevens die zij ontvangen te begrijpen en te analyseren.

Met een beter inzicht in de informatie waarover uw organisatie beschikt, kunt u beter voldoen aan branche- en overheidsvoorschriften zoals de AVG.

De OASIS Oplossing

Wij bieden een aantal diensten aan die u kunnen helpen, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces. Of u nu op zoek bent naar Cloud diensten, digital imaging, workflow, automatische documentherkenning (OCR), Artificial Intelligence (AI), Machine Learning of meer, wij hebben een oplossing voor u.