Category: Digitale Transformatie

Informatiebeheer in 2024

In het digitale tijdperk evolueert de manier waarop we informatie beheren in sneltreinvaart. De uitdrukking “meer dan alleen een doos” vat samen in hoeverre informatiebeheer is veranderd nu we het jaar 2024 binnenstappen. Laten we eens kijken naar de spannende ontwikkelingen en trends die het landschap van informatiebeheer opnieuw vormgeven in dit tijdperk van ongekende innovatie.

Van dozen naar bytes: het veranderende gezicht van dossiers

Traditioneel werd archiefbeheer vaak geassocieerd met stoffige archiefkasten, stapels papieren documenten en archiefdozen in kelders. Maar in 2024 is het dossier de fysieke beperkingen ontstegen. Dossiers zijn nu vaker te vinden in digitale formaten zoals de cloud, databases en contentmanagementsystemen. Deze verschuiving heeft ingrijpende gevolgen voor de manier waarop organisaties met hun informatiemiddelen omgaan.

De opkomst van information governance

Information governance heeft zich ontpopt als een cruciale discipline op het gebied van informatiebeheer. Het gaat hierbij niet alleen om het verzamelen van gegevens, maar om het effectief beheren ervan gedurende de hele levenscyclus. In 2024 erkennen organisaties de noodzaak van uitgebreide strategieën die gegevenskwaliteit, beveiliging, compliance en privacy omvatten. Information governance is essentieel om ervoor te zorgen dat gegevens accuraat, veilig en toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.

Privacy en beveiliging van gegevens staan centraal

Nu gegevens steeds belangrijker worden bij het nemen van beslissingen, verdienen zorgen over de privacy en beveiliging van gegevens de hoogst mogelijk aandacht. In 2024 investeren organisaties zwaar in robuuste cyberbeveiligingsmaatregelen en compliancekaders om gevoelige informatie te beschermen. De implementatie van data-encryptie, multifactorauthenticatie en geavanceerde toegangscontroles zijn slechts enkele voorbeelden van de strategieën die worden gebruikt om gegevens te beveiligen.

Kunstmatige intelligentie en machine learning brengen een radicale verandering teweeg in de manier waarop we gegevens zoeken en ophalen

Dankzij kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) is zoeken naar informatie nog nooit zo eenvoudig geweest. Door deze technologieën is informatieontsluiting sneller en nauwkeuriger geworden. In 2024 kunnen gebruikers dankzij AI-gestuurde zoekmachines en chatbots precies de informatie vinden die ze nodig hebben, waardoor ze minder tijd hoeven te besteden aan het doorzoeken van enorme databestanden.

Automatisering en workflowoptimalisatie

Automatisering is een ander kantelpunt in informatiebeheer. In 2024 worden repetitieve taken zoals gegevensinvoer, het routeren van documenten en het categoriseren van inhoud afgehandeld door intelligente automatiseringssystemen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor minder fouten en een soepele informatiestroom binnen organisaties.

De veranderende rol van de informatiemanager

Nu informatiebeheer steeds complexer wordt, is de rol van de informatiemanager sterk veranderd. In 2024 zijn informatiemanagers niet alleen verantwoordelijk voor dossiers, maar houden ze ook toezicht op initiatieven op het gebied van gegevensbeheer, privacy en beveiliging. Ze spelen een strategische rol in de manier waarop organisaties informatie verzamelen, opslaan en gebruiken.

Duurzaamheid en milieuverantwoordelijkheid

Duurzaamheid is een groeiend aandachtspunt in informatiebeheer. In 2024 zetten organisaties zich in om hun ecologische voetafdruk te verkleinen door het papierverbruik te minimaliseren en milieuvriendelijke oplossingen voor gegevensopslag te gebruiken. Duurzame praktijken zijn niet alleen goed voor de planeet, maar dragen ook bij aan kostenbesparingen en efficiëntie.

Informatiebeheer in 2024 gaat over veel meer dan alleen archiefdozen. Het gaat om het benutten van de kracht van technologie, data governance en beveiliging om het volledige potentieel van informatiemiddelen te ontsluiten. Terwijl we door dit dynamische landschap laveren, zullen organisaties die deze trends omarmen en prioriteit geven aan effectief informatiebeheer gedijen in het digitale tijdperk. Zij bereiden de weg voor een toekomst waarin informatie een strategisch bedrijfsmiddel is in plaats van een last. In 2024 en daarna is informatiebeheer de sleutel tot succes in een steeds veranderende wereld.

Elimineer tijdrovende handmatige gegevensinvoer en menselijke inefficiëntie met een digitale transformatiestrategie 

Veel organisaties hebben te maken met hoge arbeidstijd en -kosten voor hun handmatige documentverwerking. En ook met de risico’s van menselijke fouten bij het invoeren van handmatig ingevoerde gegevens. 

Om deze uitdagingen te overwinnen, is het belangrijk om digitale transformatiestrategieën voor uw bedrijfsmodel te overwegen. Bij OASIS Group zien we een toename in de vraag naar geautomatiseerde procesoplossingen voor records management, omdat handmatige documentverwerking uw organisatie kan blootstellen aan risico’s.

Risico’s van handmatige documentverwerking 

Hier volgt een nadere beschouwing van de drie risico’s van handmatige documentverwerking:

Handmatige gegevensinvoer kan traag zijn

Handmatig gegevens invoeren in een document of systeem kan vervelend zijn, zelfs als de taak vertrouwd is en de medewerker uitstekende typevaardigheden heeft. Voor bedrijven die grote hoeveelheden gegevens gebruiken voor analysedoeleinden, kan handmatige gegevensinvoer een fulltime baan zijn.  

Vatbaar voor gebruikersfouten 

Foutenpercentages voor handmatige gegevensinvoer liggen rond de één procent. Dit lijkt misschien een klein getal, maar bedenk wel dat een onjuist cijfer verderop in het proces tot andere fouten kan leiden, die een groot effect kunnen hebben.  

Duur proces op de lange termijn 

Ten eerste betalen bedrijven op de lange termijn werknemers om handmatige taken uit te voeren die geautomatiseerd zouden kunnen worden. Ten tweede zijn fouten kostbaar. Zelfs kleine fouten kunnen schadelijk zijn.

Een partner kiezen voor uw digitale transformatiestrategie

Nu veel organisaties sterk afhankelijk zijn van papieren dossiers, is er een toename van het aantal geboren digitale dossiers die worden geüpload naar datamanagementplatforms en -systemen. Maar niet al deze platforms zijn geschikt voor het beoogde doel en ze bieden geen functies zoals indexeren, catalogiseren of bewaartermijnen. Daarom is het zo belangrijk dat de fysieke papieren dossiers die worden gedigitaliseerd een digitale transformatiestrategie hebben, anders wordt het moeilijk om die gegevens en documenten te categoriseren en terug te vinden en om te voldoen aan de eisen van compliance en regelgeving.

Om deze complexiteit aan te pakken, overwegen veel organisaties om hun archief- en informatiebeheer uit te besteden om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Bij het kiezen van een partner voor records management is het belangrijk om de volgende factoren in overweging te nemen:

Geautomatiseerde gegevenssystemen voor eenvoudige toegang en bewaring

Met behulp van geautomatiseerde gegevenssystemen kunt u bestaande of nieuwe bedrijfsworkflows snel en eenvoudig opnieuw creëren of implementeren. Van geavanceerde categorisatie tot robuust retentiebeheer, naadloos zoeken en terugvinden en efficiënte functionaliteit voor bedrijfsverwerking. 

Haal waarde uit uw gegevens 

Gebruik cloudgebaseerde platforms om snel en veilig de informatie te vinden en op te halen die u nodig hebt met betrekking tot uw fysieke en digitale archieven, met de mogelijkheid om rapporten, analyses en bedrijfsprognoses te maken. 

Bewaarperioden instellen om alleen de noodzakelijke gegevens te bewaren.

Gebruik systemen die alleen de noodzakelijke gegevens bewaren. Wanneer een bewaardatum is vastgelegd, voorziet het systeem u van een rapport met de records die beschikbaar zijn voor vernietiging. Vervolgens kunt u samen met uw partner voor records management een retentiestrategie ontwikkelen om records te controleren en kandidaten voor vernietiging te identificeren. 

Gebruikersbeperkingen en machtigingen toevoegen  

Om ongeoorloofde toegang te voorkomen en gegevensbeveiliging te handhaven, is het belangrijk om rollen en machtigingen in te stellen voor je gebruikers. Bovendien kun je bepaalde datasets beperken en gebruikersfuncties beperken met de functionaliteit voor rollen en rechten.

Naleving

Zorg voor naleving van wet- en regelgeving door gegevensbeveiliging te handhaven, de bewakingsketen te documenteren en te voldoen aan het bewaarbeleid. Gebruik een systeem waarmee u uw fysieke en digitale gegevensarchieven kunt vergelijken met wat is geüpload of ontbreekt in wettelijke archieven, extern of intern binnen uw organisatie. Het is belangrijk dat alle toegang tot gegevens veilig is, voldoet aan de regelgeving en onder toezicht staat.

Met dit in gedachten hebben organisaties behoefte aan records en informatie management programma’s die helpen de waarde uit hun gegevens te halen en tegelijkertijd te voldoen aan regelgeving en compliance. Als uw bedrijf problemen heeft met handmatige documentverwerking, kan OASIS u ondersteunen bij uw digitale transformatieproces. We hebben oplossingen voor crediteuren, HR en Digital Mailroom.

Neem vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal u een oplossing bieden die aan uw behoeften voldoet.

Omarm uw digitale postkamer en stroomlijn de postverwerking binnen uw organisatie

Volgens recent nieuws zullen organisaties te maken krijgen met een stijging van de mailingkosten. Dit kan een grotere impact hebben op bedrijven die hun mailing intern beheren. Dit is het perfecte moment om digitale postkameroplossingen te onderzoeken.

Kiezen voor een digitale postkameroplossing heeft tal van voordelen die de postverwerking binnen uw organisatie aanzienlijk kunnen stroomlijnen, de efficiëntie kunnen verbeteren en de veiligheid kunnen vergroten. In deze blog gaan we het hebben over de operationele voordelen en efficiëntie die het outsourcen van uw postkamer biedt:

  1. Kostenbesparingen: Door digitaal te gaan werken, kunt u de kosten verlagen die gepaard gaan met fysieke postverwerking, zoals afdrukken, frankeren en handmatig sorteren. Het helpt ook om fysieke opslagruimte voor papieren documenten te besparen.
  2. Efficiënt documentbeheer: Digitale postkamers worden vaak geleverd met documentbeheersystemen die het organiseren, doorzoeken en terugvinden van documenten vereenvoudigen. Dit kan het bijhouden van documenten en versiebeheer verbeteren en het risico op verlies van belangrijke informatie verkleinen.
  3. Snellere postverwerking: Digitale postkamers gebruiken scantechnologie om fysieke post om te zetten in digitale documenten. Hierdoor kan post sneller worden verwerkt en gedistribueerd, waardoor het minder lang duurt voordat documenten de beoogde ontvangers bereiken.
  4. Toegang op afstand: Met een digitale postkamer hebben werknemers overal toegang tot hun post met een internetverbinding. Dit is vooral waardevol voor afgelegen en verspreide teams of tijdens situaties zoals de COVID-19 pandemie wanneer fysieke toegang tot het kantoor beperkt is.
  5. Verbeterde beveiliging: Digitale postkamers kunnen gevoelige documenten beter beveiligen. Toegangscontroles, encryptie en audit trails helpen de vertrouwelijkheid en integriteit van je post te beschermen.
  6. Herstel na rampen: In geval van een natuurramp of noodsituatie zijn digitale kopieën van documenten beschermd en kunnen ze eenvoudig worden hersteld, waardoor het risico op gegevensverlies afneemt.
  7. Minder impact op het milieu: Papierloze post draagt bij aan een duurzamer milieu door minder papierafval, minder inktverbruik en minder transport gerelateerde CO2-uitstoot.
  8. Verbeterde naleving: Veel bedrijfstakken hebben specifieke voorschriften voor de opslag en verwerking van documenten. Een digitale postkamer kan u helpen om eenvoudiger aan de voorschriften te voldoen door de integriteit van documenten en toegangscontroles te waarborgen.
  9. Integratie met andere systemen: Digitale postkameroplossingen kunnen vaak worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals CRM-software (Customer Relationship Management) of ERP-software (Enterprise Resource Planning), waardoor het eenvoudiger wordt om postgegevens te beheren en te gebruiken.

Als u klaar bent om de digitale postkamer volledig te omarmen en van deze voordelen te profiteren, is het essentieel om de juiste technologie te kiezen, duidelijke processen en beleidsregels op te stellen en werknemers de juiste training te geven. De overstap naar een digitale postkamer is een investering in efficiëntie, veiligheid en duurzaamheid die zich op de lange termijn kan terugbetalen voor bedrijven en organisaties van elke omvang. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de voordelen van een digitale postkamer.

Mijn carrièrepad van het Recordcenter naar het versterken van bedrijven

Als ik terugkijk op mijn carrière tot nu toe, kan ik niet anders dan me verbazen over de ongelooflijke transformatie die heeft plaatsgevonden in de wereld van dossierbeheer. Ik heb de evolutie van de industrie met eigen ogen gezien, van het beheren van grote verhuizingen van dozen naar de opslag, het faciliteren van levering en inname, tot het aanbieden van scan-on-demand-diensten. Nu heb ik een nieuwe commerciële rol waarbij ik bedrijven ondersteun op het gebied van hun behoeften qua archivering en opslag van dossiers en hen tegelijkertijd begeleid bij hun digitale transformatie.

Na jaren in een recordcenter te hebben gewerkt waar ik nauwgezet waardevolle informatie organiseerde en toezicht hield op de veilige opslag ervan, ken ik de mogelijkheden van digitale technologie. Het gaat er niet om de traditionele administratie volledig te vervangen, maar om de kracht van digitale oplossingen in te zetten om processen te stroomlijnen, de toegankelijkheid te verbeteren en bedrijven in staat te stellen te floreren in het digitale tijdperk.

In mijn huidige functie haal ik enorm veel voldoening uit het bijstaan van bedrijven bij hun behoeften op het gebied van archief- en dossieropslag. Veel organisaties beschikken over een schat aan historische gegevens die van onschatbare waarde zijn voor naleving, juridische doeleinden en inzicht in hun groeiproces. Door mijn ervaring met het beheren van grote migraties van fysieke dossiers ben ik gaan inzien hoe belangrijk het is om deze gegevens op efficiënte wijze te bewaren en te beheren.

Als ik bedrijven ondersteun bij hun digitale transformatie, zie ik de twinkeling in hun ogen als ze zich het potentieel van digitalisering realiseren. De voordelen van digitaal dossierbeheer zijn verstrekkend:

  • Toegankelijkheid: Voorbij zijn de dagen van het doorzoeken van rijen stoffige dozen om één document te vinden. Met gedigitaliseerde dossiers kunnen we informatie binnen een paar muisklikken vinden, waardoor we binnen enkele seconden toegang hebben tot cruciale gegevens.
  • Samenwerking: Digitale dossiers maken naadloos delen en samenwerken tussen teamleden mogelijk, ongeacht waar zij zich op dat moment bevinden. Dit verhoogt de productiviteit en bevordert het teamgevoel.
  • Kosten- en ruimtebesparing: Digitale opslag vermindert de behoefte aan fysieke ruimte, waardoor de kosten voor het onderhoud van een recordcenter dalen en er waardevol onroerend goed vrijkomt voor andere bedrijfsbehoeften.
  • Beveiliging: Digitale dossiers kunnen worden beschermd met versleuteling en toegangscontroles, waardoor het risico van onbevoegde toegang wordt beperkt en naleving van de gegevensbeschermingswetgeving wordt gegarandeerd.
  • Milieu: Digitalisering vermindert het papierverbruik en bevordert een groenere en duurzamere bedrijfsvoering.

De overstap van het recordcenter naar een commerciële functie was een interessante ervaring. Ik zie mezelf als een brug tussen het verleden en de toekomst, waarbij ik mijn expertise in dossierbeheer gebruik om bedrijven te helpen navigeren door het steeds veranderende landschap van gegevens- en informatiebeheer.

Terwijl ik bedrijven blijf ondersteunen bij hun digitale transformatie, word ik voortdurend herinnerd aan het belang van het omarmen van verandering en het invoeren van innovatieve oplossingen. De wereld evolueert en dossierbeheer moet daarin mee. Laten we samen het potentieel van digitalisering ontsluiten en ervoor zorgen dat bedrijven floreren in dit nieuwe tijdperk van onbegrensde mogelijkheden. Wilt u meer informatie? Mail dan naar wnleson@oasisgroup.com

De Voordelen van Digitale Transformatie voor het Bedrijfsleven

Het wordt steeds belangrijker voor bedrijven om up-to-date te blijven met het oog op maximale efficiëntie dat een concurrentievoordeel oplevert binnen hun sector. Het is belangrijk dat het hele bedrijf aan boord is en zich inzet voor uw digitale strategie. Daarom hebben wij enkele belangrijke voordelen van digitale transformatie verzameld die gebruikt kunnen worden voor het opbouwen van uw business case:

  • Verhoogde productiviteit

Digitale transformatie kan bedrijven helpen om processen te stroomlijnen en handmatige processen te elimineren, wat leidt tot een hogere productiviteit. Hierdoor kunnen organisaties zich concentreren op hun kernactiviteiten, wat een concurrentievoordeel oplevert.

  • Lagere kosten

Digitale transformatie kan bedrijven helpen hun kosten te verlagen door handmatige processen te automatiseren, papierwerk te verminderen en de operationele efficiëntie te verbeteren. Bovendien kunnen cloudoplossingen en outsourcing van het IT beheer ondernemingen helpen hun IT kosten te verlagen door dure hardware en software investeringen overbodig te maken.

  • Verbeterde gegevensbeheer en -analyse

Dankzij digitale transformatie kunnen bedrijven real-time gegevens verzamelen, opslaan en analyseren. Hierdoor kunnen bedrijven waardevolle inzichten krijgen in klantgedrag, markttrends en operationele efficiëntie. Deze inzichten zijn nuttig om weloverwogen beslissingen te nemen en nieuwe zakelijke kansen te identificeren.

  • Meer wendbaarheid en innovatie

Digitale transformatie kan bedrijven helpen snel te reageren op veranderende marktomstandigheden en klantbehoeften. Hierdoor is het mogelijk om snel in te spelen op nieuwe technologieën en markttrends, wat resulteert in meer wendbaarheid en innovatie.

De voordelen van digitale transformatie zijn talrijk, variërend van verhoogde efficiëntie en productiviteit tot verbeterde klantervaring en lagere kosten. OASIS Group wil bedrijven helpen hun digitale transformatiedoelstellingen te bereiken. Dankzij onze expertise op het gebied van documentbeheer, gegevensbescherming en compliance op het gebied van informatiebeheer zijn wij bij uitstek geschikt om bedrijven te helpen bij het navigeren door het digitale landschap. Zo kunnen we bedrijven helpen de belangrijkste voordelen van digitale transformatie te identificeren en een routekaart naar succes op te stellen.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de manier waarop wij uw bedrijf kunnen helpen succes te boeken met digitale transformatie.

Gids voor digitale transformatie: Wat is digitale transformatie?

Digitale transformatie is het proces waarbij digitale technologieën worden gebruikt om de manier waarop een bedrijf werkt fundamenteel te veranderen. Het doel is om nieuwe bedrijfsmodellen te creëren en gegevens en analyses te gebruiken om betere beslissingen te nemen, processen te automatiseren en de klantervaring te verbeteren. Digitale transformatie draait in wezen om het gebruiken van technologie om de flexibiliteit, de efficiëntie en het concurrentievermogen van bedrijven te vergroten.

Waarom is digitale transformatie belangrijk voor uw bedrijf? Vandaag de dag heeft digitale technologie elk aspect van ons leven getransformeerd. Bedrijven die zich niet aanpassen aan dit digitale tijdperk worden snel irrelevant. Door digitale transformatie te omarmen kunnen bedrijven zich sneller ontwikkelen, innovatiever zijn en betere klantervaringen bieden. Ook kunnen bedrijven efficiënter werken, waardoor de kosten dalen en de productiviteit toeneemt. Bovendien kan digitale transformatie bedrijven helpen de veranderende verwachtingen van klanten en markttrends voor te blijven.

Waar moeten we rekening mee houden bij het implementeren van een digitale-informatiestrategie? Als u overweegt een digitale transformatie te ondergaan, zijn er verschillende factoren waarmee u rekening moet houden.

  • Allereerst is het belangrijk om uw huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen en vast te stellen op welke gebieden digitale transformatie nuttig zou kunnen zijn.
  • Het is ook belangrijk dat alle niveaus van de organisatie, zowel werkgevers als werknemers, meedoen. Digitale transformatie vereist een cultuuromslag, en iedereen in de organisatie moet bereid zijn nieuwe technologieën en nieuwe manieren van werken te omarmen.

Hoe start u de digitale transformatie van uw bedrijf?

Zodra u de gebieden voor digitale transformatie hebt geïdentificeerd en de organisatie erachter staat, is het tijd om aan de slag te gaan.

  • Strategie. De eerste stap is het bepalen van uw digitaletransformatiestrategie. Dit houdt in dat u uw bedrijfsdoelen vaststelt en bepaalt hoe digitale technologie u kan helpen die doelen te bereiken. Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de voordelen en de ROI van digitale transformatie, omdat dit u zal helpen de nodige financiering en middelen te verkrijgen.
  • Technologieën en processen. Na het bepalen van uw digitaletransformatiestrategie kunt u beginnen met het implementeren van nieuwe technologieën en processen. Dit kan betekenen dat u uw IT-infrastructuur moet upgraden, nieuwe software of cloudoplossingen moet implementeren en bedrijfsprocessen opnieuw moet ontwikkelen om te kunnen profiteren van nieuwe digitale technologieën. Het is belangrijk om een uitgebreid plan te hebben, met duidelijke tijdlijnen en mijlpalen, om ervoor te zorgen dat de digitale transformatie een succes wordt.

Digitale transformatie is een verschuiving in de manier waarop bedrijven werken. Het doel is om technologie te gebruiken om de flexibiliteit, de efficiëntie en het concurrentievermogen van bedrijven te vergroten. Als u overweegt een digitale transformatie te beginnen, weten wij bij OASIS Group welke uitdagingen en kansen er op uw pad kunnen komen. Onze expertise op het gebied van documentbeheer, gegevensbescherming en informatiebeheer maakt ons uniek gekwalificeerd om bedrijven te helpen bij de digitale transformatie. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw bedrijf kunnen helpen uw digitaletransformatiedoelen te bereiken.

Belangrijke overwegingen bij de overstap naar een digitale postkamer

Digitale postkamers worden om steeds meer redenen praktisch, waarvan één het feit is dat steeds meer medewerkers vanuit huis of andere locaties werken De meeste bedrijven zijn overgestapt naar een vorm van werken op afstand, en sommige van deze bedrijven zijn niet van plan om ooit nog terug te keren naar kantoor.

Digitale postkamers richten zich op inkomende communicatie (fysieke en digitale post) bij ontvangst in een capture-to-process of capture-to-archive workflow. Dit geautomatiseerde proces biedt organisaties veel voordelen, waaronder minder behoefte aan fysieke opslagruimte en meubilair, minder printen en kopiëren, snellere routering en veilige opslag.

Leveranciers van digitale postkamers kunnen u helpen uw postverwerkingspraktijken te optimaliseren en een efficiënte, geautomatiseerde werkomgeving te ontwikkelen die de mogelijkheden van uw huidige, door mensen gestuurde oplossing overtreft. Voordat u uw bedrijf digitaliseert, moet u deze tien factoren in overweging nemen om er zeker van te zijn dat u het proces volledig begrijpt.

Overwegingen bij de overstap naar een digitale postkamer

1. Vastleggen van documenten en gegevens

Digitalisering begint met het vastleggen van zowel elektronische als fysieke bronnen, zoals post, e-mail, fax, PDF’s, afbeeldingen enzovoort. Je kunt niet alleen digitale versies van fysieke documenten openen en vastleggen, maar je kunt ook assets (zoals afbeeldingen) of gegevenspunten (zoals factuurnummers of patiëntendossiernummers) extraheren uit papieren en digitale documenten.

2. Documenttypes en downstreamvereisten

Om de efficiëntie die met uw digitale postkamer kan worden bereikt effectief te overwegen, moeten u en andere belanghebbenden een grondig inzicht hebben in de soorten documenten die uw organisatie ontvangt en verzendt, hoe documenten worden ontvangen en hoe documenten worden opgenomen of verwerkt door andere systemen.

3. Strategie voor documentbeheer

Of u nu een digitaal document ontvangt of het digitaliseert door het te scannen, u moet overwegen hoe u het gaat routeren. Wilt u het doorsturen naar een medewerker? Een workflow starten? Denk verder dan het eenvoudigweg routeren van het hele document en waardeer de gegevens die het bevat.

4. Regels voor routing, opslag en archivering

Bij een digitale postkamer gaat het niet alleen om het kopiëren van fysieke post in digitale formaten en het verplaatsen van de resulterende bestanden naar één gedeelde map of e-mail inbox. Een digitale postkameroplossing verbetert de documentopslag door middel van workflow.

5. Identificatie en classificatie

Hoewel je documenten in bulk kunt opslaan in een opslagsysteem zoals je zou doen bij fysieke opslag, is dit niet de beste werkwijze voor een digitale postkamer. Bedenk hoe u de identificatie en classificatie van documenten wilt beheren om de efficiëntie van uw nieuwe digitale postkamer te vergroten.

6. Analyse en rapportage

Terwijl u documenten en inkomende communicatie vastlegt, kan uw digitale postkamer gegevens bijhouden en meten die eerder in documenten waren opgenomen of aan documenten waren gekoppeld, zoals de datum van ontvangst, de beoogde ontvanger, het tijdstempel van opening en andere toepassingen die de informatie van het document later zullen gebruiken.

7. Organisatiestructuur en beleid

Als een deel van je team op afstand werkt, bieden digitale postkamers een centrale hub voor het automatisch verzamelen en distribueren van informatie tussen leden van een gedistribueerd team. De digitale postkamer is toegankelijk voor iedereen met de juiste machtigingen en een internetverbinding, vanaf elk apparaat.

8. Toegang op afstand

De digitale transformatie die mogelijk wordt gemaakt door de digitale postkamer is nog belangrijker gezien de impact van het coronavirus op veel organisaties. Met meer werknemers op afstand – niet alleen in uw organisatie, maar ook in bedrijven waarmee u samenwerkt – is het niet altijd mogelijk om fysieke post op een kantoorlocatie te ontvangen. Veilige cloud-opslag zorgt ervoor dat iedereen gemakkelijk toegang heeft tot de juiste documenten wanneer ze die nodig hebben.

9. Niet scanbare items

Sommige organisaties gebruiken meer niet-digitale documenten dan andere en hebben een hoger aandeel onleesbaar papier, zoals handgeschreven bonnetjes en fysieke productretouren. Het is zelden haalbaar om 100% van je documenten te scannen, dus bedenk hoe je organisatie omgaat met deze items die niet-scanbaar zijn. Overweeg ook de prioriteit van deze items, omdat dit u zal helpen bij het maken van een plan.

Als u denkt dat een digitale postkamer de juiste oplossing kan zijn voor uw organisatie, neem dan vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal u kunnen helpen op uw reis naar een digitale postkamer.

Zeven redenen om uw oude fysieke bestanden te digitaliseren en te rangschikken

Om ervoor te zorgen dat data beschikbaar blijven die van onschatbare waarde kunnen zijn voor toekomstige energietransitie activiteiten, is een specifieke strategie voor datamanagement nodig.

In deze blog delen wij onze ervaring met het uitvoeren van een specifiek onderdeel van een dergelijke strategie – het lokaliseren, organiseren, rangschikken en digitaliseren van geselecteerde fysieke bestanden.

Zeven redenen om uw fysieke data te rangschikken en te digitaliseren:

1. De kosten van fysieke opslag verlagen

Betalen voor fysieke data die extern worden opgeslagen in record centers kan een onnodige uitgave zijn, vooral als de data niet meer nodig zijn en in de toekomst niemand meer weet wat er in de doos zit of hoe ze te vinden zijn.

2. Ondersteunt compliance

Compliance is voor de meeste bedrijven een werkelijkheid. Het rangschikken en scannen van documenten maakt het voor uw bedrijf gemakkelijker om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen voor het verstrekken van data. Digitale bestanden kunnen snel worden geordend, geïndexeerd en aangemaakt om te voldoen aan de eisen van zelfs de strengste regelgever.

3. Bespaart tijd

Gescande documenten kunnen snel en gemakkelijk worden opgehaald zonder het bureau te hoeven verlaten.

4. Verbetert de samenwerking tussen medewerkers

Door het scannen van documenten is het eenvoudig om documenten te delen en samen te werken aan projecten zonder dat informatie op papier weergegeven hoeft te worden. Medewerkers op verschillende locaties kunnen gelijktijdig digitale documenten openen en bekijken.

5. Verbetert databeveiliging

Het beschermen van informatie op papier kan moeilijk zijn. Gescande documenten kunnen worden versleuteld, beveiligd met een wachtwoord en met behulp van gebruikersrollen en rechten kan de toegang worden gecontroleerd.

6. Eenvoudig terugvinden van bestanden

Scannen, gecombineerd met OCR zorgt ervoor dat bestanden sneller terug te vinden zijn

7. Toegang tot kennis

Met ML/AI-mogelijkheden doorzoekt u gescande documenten op contextuele informatie en de bedrijfskennis en wijsheid die is opgedaan bij eerdere inspanningen.

Als u meer wilt weten over het verkrijgen van toegang tot waardevolle data, neem dan vandaag nog contact met ons op.

Zeven redenen waarom u een digitale postkamer nodig hebt

Werkt u in een organisatie waar honderden documenten via de post, digitaal of fysiek, worden ontvangen en die vervolgens gesorteerd dienen te worden bij binnenkomst? Post die wellicht op vele plaatsen binnen uw organisatie kan binnenkomen en vervolgens bij de juiste afdeling / persoon terecht dient te komen. Het traceren van de post en de juiste classificatie spelen hierbij een belangrijke rol, zodat de post niet kwijt raakt. Dit is allemaal heel arbeidsintensief en een vrij grote kostenpost. De digitale postkamer, ofwel digital mailroom, kan de juiste oplossing hiervoor zijn.

Met de digitale postkamer worden alle mogelijke processen geautomatiseerd en dit biedt diverse voordelen zoals:

Altijd en overal digitaal in te zien

Analoge binnenkomende post, ofwel fysieke binnenkomende post, wordt gescand en daarmee gedigitaliseerd en kan meteen doorgestuurd worden in het gewenste format en extensie naar de betreffende afdeling en persoon/ personen. Zowel gedigitaliseerde post als van oorsprong digitale post is dan toegankelijk via een beveiligde server zodat deze 24/7 overal digitaal zijn in te zien.

Ideale situatie m.b.t. thuiswerken

Het is niet meer nodig om naar kantoor te komen om de post zelf op te halen of in te zien. Post hoeft dan ook op kantoor niet meer zelf gescand te worden of handmatig worden doorgestuurd/ gefaxt. Dat geeft natuurlijk wel veel meer flexibiliteit, vooral als thuiswerken een belangrijk onderdeel is van Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie. De post wordt digitaal afgeleverd aan de juiste persoon/ personen ongeacht werkplek en tijdstip aangezien dit proces geautomatiseerd verloopt.

Sneller verwerken van inkomende correspondentie

Doordat de digitale post wordt afgeleverd aan de juiste afdeling/ persoon kunnen vragen sneller worden verwerkt en behandeld en wordt de reactietijd en klantbehandeling ook verkort. Hierdoor kun je als organisatie klantgerichter werken doordat inkomende correspondentie veel sneller wordt verwerkt en klanten ook veel sneller kunnen reageren. Een win-win situatie voor beide kanten.   

Tijds- en kostenbesparing

Omdat minder handmatige handelingen nodig zijn, wordt veel tijd bespaard en worden de operationele kosten verlaagd. Denk maar eens aan handmatige handelingen zoals post (tijdelijk) opslaan, sorteren, rondbrengen en wellicht bijhouden of de post wel of niet in ontvangst is genomen wanneer iemand niet aanwezig is op kantoor. Dat is nu verleden tijd met de digitale postkamer. Post wordt gescand, optioneel kunnen gegevens worden geclassificeerd en geëxtraheerd, en vervolgens afgeleverd.

Automatische classificatie en herkenning van inkomende post

Elk type document (zoals factuur, aanvraagformulier of contract) wordt geclassificeerd op basis van afbeelding, tekst, regels en scheidingsvellen en leesbaar gemaakt (voor de software) door middel van OCR (Optical Character Recognition). OCR betekent in het Nederlands Optische Tekenherkenning en is een techniek waarmee letters, cijfers en leestekens van een document worden afgelezen zodat ze bewerkt en gearchiveerd kunnen worden.

Dit geeft als voordeel dat er meer waarde uit uw data gehaald kan worden dan alleen met digitaliseren. OCR biedt vele voordelen zoals het doorzoekbaar maken van documenten wat de vindbaarheid verhoogt en maakt geavanceerde documentclassificatie en data herkenning/extractie mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om brieven, formulieren en contracten om te zetten naar bewerkbare teksten zoals een Word bestand.   

Automatische distributie

Inkomende poststukken worden via directe bestandsoverdracht (VPN) rechtstreeks in ieder gewenst systeem geleverd en kunnen ook op basis van vooraf geconfigureerde werkstromen automatisch worden doorgestuurd naar de mailbox(en) van de juiste afdeling en/of de juiste persoon. Klachten kunnen dan automatisch worden doorgestuurd naar de afdeling Klantenservice en facturen naar de afdeling Administratie.

Minder menselijke fouten

Doordat dagelijkse routinehandelingen en controles worden gedigitaliseerd, is er minder kans op menselijke fouten. Bij handmatige handelingen sluipt een foutje er natuurlijk makkelijker in en kan dit leiden tot problemen. Vooral in deze tijd waarbij opdrachtgevers, klanten en de wetgever steeds meer eisen stellen op het gebied van AVG en compliance.

Wilt u met OASIS in contact komen en de mogelijkheden bespreken voor uw organisatie? Vul dan hier ons online formulier in en één van onze digital mailroom experts zal spoedig contact met u opnemen voor een vrijblijvend gesprek.

6 Kernoverwegingen bij het digitaliseren van papieren documentatie

Denkt u erover om het papierwerk van uw organisatie te scannen?  Papierloos werken is vaak een onderwerp van discussie om ruimte vrij te maken binnen uw werkomgeving of om hybride werken te ondersteunen.  Om u te helpen bij de planning van uw scanproject hebben wij 6 kernoverwegingen opgesteld voor het digitaliseren van papieren documentatie.

  • Zakelijke vereisten

Voordat papierwerk door een scanner wordt gehaald, is het belangrijk om na te gaan wat wel en wat niet gescand hoeft te worden.  Dit kan een uitdaging zijn om te bepalen, maar het is een zeer belangrijke eerste stap van elk digitaliseringsproject.  Er moet rekening worden gehouden met belangrijke factoren zoals wie toegang heeft tot de documenten, het bewaarbeleid, de authenticiteit en de betrouwbaarheid van het digitaliseringsproces.

  • Documenttype

Het documenttype is ook een belangrijk onderdeel van de projectplanning.  Verschillende soorten documenten kunnen andere beeldkwaliteit eisen hebben en deze moeten in kaart worden gebracht.  Het is belangrijk te letten op de grootte van het document, of documenten gebonden of geniet zijn en of er veel voorbereiding of nabewerking nodig is voor of na de digitalisering.  Daarnaast is het belangrijk om de inhoud van de documenten te bekijken: misschien zijn ze privé, vertrouwelijk of gevoelig en moeten er speciale maatregelen worden genomen terwijl ze worden verwerkt.

  • Indexering

Nu de zakelijke vereisten en het documenttype zijn besproken, komt de indexering ter sprake. Tijdens dit deel van de projectplanning zijn de volgende vragen goed om te stellen.

Wat zijn de belangrijkste identificatiekenmerken van het document?

Wat zijn de woorden of zoektermen die gebruikers hanteren om het document te vinden?

Is er een intern proces voor het indexeren en catalogiseren van dossiers en documenten in uw organisatie? Dit gebeurt vaak op basis van: Auteur, Titel, Onderwerp, Herzieningsdatum, Classificatie, Eigenaar.

  • Scanprocessen

Het scannen van papieren dossiers is complexer dan gewoon losse A4 documenten door een scanner halen.  Het is vooral van belang om na te gaan welke middelen nodig zijn om een project te voltooien, en of dit intern kan worden uitgevoerd of dat u een partner nodig hebt.

Welke hardware en software zijn nodig? Wat zijn de kosten, zijn er meerdere licenties nodig voor de scansoftware?

Wie gaat de documenten scannen? Welke training hebben zij nodig?

Hoeveel tijd is er nodig om het project te voltooien? Is er een deadline voor het project?

Is er veel werk nodig om de documenten voor te bereiden op het scannen?

Moeten er scanlogboeken worden ingevuld?  Zo ja, welke? Aantal pagina’s? Is het origineel beschadigd?

  • Kwaliteitscontroles

Kwaliteitscontroles zijn absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde kopieën authentiek zijn en overeenstemmen met het origineel. Hoewel dit deel uitmaakt van het eerder genoemde “scanproces” is het een belangrijke stap en dient er goed over nagedacht te worden. Op welke momenten in het project moeten de kwaliteitscontroles bijvoorbeeld worden uitgevoerd en in welke mate?

  • Opslag & Hosting

Het beheer en de opslag van digitale bestanden en bijbehorende metadata dienen te worden bepaald en niet achteraf te worden geregeld. Het is belangrijk om passende regelingen te treffen en tegelijkertijd de beveiligings- en toegangsbehoeften te evalueren.  Worden de bestanden intern gehost of opgeslagen en gehost door een derde partij? Vragen die gesteld dienen te worden betreffen opslagcapaciteit, back-up en herstel, en toegangs- en autorisatierechten.

Als u uw scanproject verder wilt bespreken, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en één van onze experts op het gebied van digitalisering neemt contact met u op. U kunt ook meer informatie vinden op onze Scannen & Digitalisering pagina door hier te klikken.