Category: Digitale Transformatie

De Voordelen van Digitale Transformatie voor het Bedrijfsleven

Het wordt steeds belangrijker voor bedrijven om up-to-date te blijven met het oog op maximale efficiëntie dat een concurrentievoordeel oplevert binnen hun sector. Het is belangrijk dat het hele bedrijf aan boord is en zich inzet voor uw digitale strategie. Daarom hebben wij enkele belangrijke voordelen van digitale transformatie verzameld die gebruikt kunnen worden voor het opbouwen van uw business case:

  • Verhoogde productiviteit

Digitale transformatie kan bedrijven helpen om processen te stroomlijnen en handmatige processen te elimineren, wat leidt tot een hogere productiviteit. Hierdoor kunnen organisaties zich concentreren op hun kernactiviteiten, wat een concurrentievoordeel oplevert.

  • Lagere kosten

Digitale transformatie kan bedrijven helpen hun kosten te verlagen door handmatige processen te automatiseren, papierwerk te verminderen en de operationele efficiëntie te verbeteren. Bovendien kunnen cloudoplossingen en outsourcing van het IT beheer ondernemingen helpen hun IT kosten te verlagen door dure hardware en software investeringen overbodig te maken.

  • Verbeterde gegevensbeheer en -analyse

Dankzij digitale transformatie kunnen bedrijven real-time gegevens verzamelen, opslaan en analyseren. Hierdoor kunnen bedrijven waardevolle inzichten krijgen in klantgedrag, markttrends en operationele efficiëntie. Deze inzichten zijn nuttig om weloverwogen beslissingen te nemen en nieuwe zakelijke kansen te identificeren.

  • Meer wendbaarheid en innovatie

Digitale transformatie kan bedrijven helpen snel te reageren op veranderende marktomstandigheden en klantbehoeften. Hierdoor is het mogelijk om snel in te spelen op nieuwe technologieën en markttrends, wat resulteert in meer wendbaarheid en innovatie.

De voordelen van digitale transformatie zijn talrijk, variërend van verhoogde efficiëntie en productiviteit tot verbeterde klantervaring en lagere kosten. OASIS Group wil bedrijven helpen hun digitale transformatiedoelstellingen te bereiken. Dankzij onze expertise op het gebied van documentbeheer, gegevensbescherming en compliance op het gebied van informatiebeheer zijn wij bij uitstek geschikt om bedrijven te helpen bij het navigeren door het digitale landschap. Zo kunnen we bedrijven helpen de belangrijkste voordelen van digitale transformatie te identificeren en een routekaart naar succes op te stellen.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de manier waarop wij uw bedrijf kunnen helpen succes te boeken met digitale transformatie.

Gids voor digitale transformatie: Wat is digitale transformatie?

Digitale transformatie is het proces waarbij digitale technologieën worden gebruikt om de manier waarop een bedrijf werkt fundamenteel te veranderen. Het doel is om nieuwe bedrijfsmodellen te creëren en gegevens en analyses te gebruiken om betere beslissingen te nemen, processen te automatiseren en de klantervaring te verbeteren. Digitale transformatie draait in wezen om het gebruiken van technologie om de flexibiliteit, de efficiëntie en het concurrentievermogen van bedrijven te vergroten.

Waarom is digitale transformatie belangrijk voor uw bedrijf? Vandaag de dag heeft digitale technologie elk aspect van ons leven getransformeerd. Bedrijven die zich niet aanpassen aan dit digitale tijdperk worden snel irrelevant. Door digitale transformatie te omarmen kunnen bedrijven zich sneller ontwikkelen, innovatiever zijn en betere klantervaringen bieden. Ook kunnen bedrijven efficiënter werken, waardoor de kosten dalen en de productiviteit toeneemt. Bovendien kan digitale transformatie bedrijven helpen de veranderende verwachtingen van klanten en markttrends voor te blijven.

Waar moeten we rekening mee houden bij het implementeren van een digitale-informatiestrategie? Als u overweegt een digitale transformatie te ondergaan, zijn er verschillende factoren waarmee u rekening moet houden.

  • Allereerst is het belangrijk om uw huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen en vast te stellen op welke gebieden digitale transformatie nuttig zou kunnen zijn.
  • Het is ook belangrijk dat alle niveaus van de organisatie, zowel werkgevers als werknemers, meedoen. Digitale transformatie vereist een cultuuromslag, en iedereen in de organisatie moet bereid zijn nieuwe technologieën en nieuwe manieren van werken te omarmen.

Hoe start u de digitale transformatie van uw bedrijf?

Zodra u de gebieden voor digitale transformatie hebt geïdentificeerd en de organisatie erachter staat, is het tijd om aan de slag te gaan.

  • Strategie. De eerste stap is het bepalen van uw digitaletransformatiestrategie. Dit houdt in dat u uw bedrijfsdoelen vaststelt en bepaalt hoe digitale technologie u kan helpen die doelen te bereiken. Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de voordelen en de ROI van digitale transformatie, omdat dit u zal helpen de nodige financiering en middelen te verkrijgen.
  • Technologieën en processen. Na het bepalen van uw digitaletransformatiestrategie kunt u beginnen met het implementeren van nieuwe technologieën en processen. Dit kan betekenen dat u uw IT-infrastructuur moet upgraden, nieuwe software of cloudoplossingen moet implementeren en bedrijfsprocessen opnieuw moet ontwikkelen om te kunnen profiteren van nieuwe digitale technologieën. Het is belangrijk om een uitgebreid plan te hebben, met duidelijke tijdlijnen en mijlpalen, om ervoor te zorgen dat de digitale transformatie een succes wordt.

Digitale transformatie is een verschuiving in de manier waarop bedrijven werken. Het doel is om technologie te gebruiken om de flexibiliteit, de efficiëntie en het concurrentievermogen van bedrijven te vergroten. Als u overweegt een digitale transformatie te beginnen, weten wij bij OASIS Group welke uitdagingen en kansen er op uw pad kunnen komen. Onze expertise op het gebied van documentbeheer, gegevensbescherming en informatiebeheer maakt ons uniek gekwalificeerd om bedrijven te helpen bij de digitale transformatie. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw bedrijf kunnen helpen uw digitaletransformatiedoelen te bereiken.

Zeven redenen om uw oude fysieke bestanden te digitaliseren en te rangschikken

Om ervoor te zorgen dat data beschikbaar blijven die van onschatbare waarde kunnen zijn voor toekomstige energietransitie activiteiten, is een specifieke strategie voor datamanagement nodig.

In deze blog delen wij onze ervaring met het uitvoeren van een specifiek onderdeel van een dergelijke strategie – het lokaliseren, organiseren, rangschikken en digitaliseren van geselecteerde fysieke bestanden.

Zeven redenen om uw fysieke data te rangschikken en te digitaliseren:

1. De kosten van fysieke opslag verlagen

Betalen voor fysieke data die extern worden opgeslagen in record centers kan een onnodige uitgave zijn, vooral als de data niet meer nodig zijn en in de toekomst niemand meer weet wat er in de doos zit of hoe ze te vinden zijn.

2. Ondersteunt compliance

Compliance is voor de meeste bedrijven een werkelijkheid. Het rangschikken en scannen van documenten maakt het voor uw bedrijf gemakkelijker om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen voor het verstrekken van data. Digitale bestanden kunnen snel worden geordend, geïndexeerd en aangemaakt om te voldoen aan de eisen van zelfs de strengste regelgever.

3. Bespaart tijd

Gescande documenten kunnen snel en gemakkelijk worden opgehaald zonder het bureau te hoeven verlaten.

4. Verbetert de samenwerking tussen medewerkers

Door het scannen van documenten is het eenvoudig om documenten te delen en samen te werken aan projecten zonder dat informatie op papier weergegeven hoeft te worden. Medewerkers op verschillende locaties kunnen gelijktijdig digitale documenten openen en bekijken.

5. Verbetert databeveiliging

Het beschermen van informatie op papier kan moeilijk zijn. Gescande documenten kunnen worden versleuteld, beveiligd met een wachtwoord en met behulp van gebruikersrollen en rechten kan de toegang worden gecontroleerd.

6. Eenvoudig terugvinden van bestanden

Scannen, gecombineerd met OCR zorgt ervoor dat bestanden sneller terug te vinden zijn

7. Toegang tot kennis

Met ML/AI-mogelijkheden doorzoekt u gescande documenten op contextuele informatie en de bedrijfskennis en wijsheid die is opgedaan bij eerdere inspanningen.

Als u meer wilt weten over het verkrijgen van toegang tot waardevolle data, neem dan vandaag nog contact met ons op.

Zeven redenen waarom u een digitale postkamer nodig hebt

Werkt u in een organisatie waar honderden documenten via de post, digitaal of fysiek, worden ontvangen en die vervolgens gesorteerd dienen te worden bij binnenkomst? Post die wellicht op vele plaatsen binnen uw organisatie kan binnenkomen en vervolgens bij de juiste afdeling / persoon terecht dient te komen. Het traceren van de post en de juiste classificatie spelen hierbij een belangrijke rol, zodat de post niet kwijt raakt. Dit is allemaal heel arbeidsintensief en een vrij grote kostenpost. De digitale postkamer, ofwel digital mailroom, kan de juiste oplossing hiervoor zijn.

Met de digitale postkamer worden alle mogelijke processen geautomatiseerd en dit biedt diverse voordelen zoals:

Altijd en overal digitaal in te zien

Analoge binnenkomende post, ofwel fysieke binnenkomende post, wordt gescand en daarmee gedigitaliseerd en kan meteen doorgestuurd worden in het gewenste format en extensie naar de betreffende afdeling en persoon/ personen. Zowel gedigitaliseerde post als van oorsprong digitale post is dan toegankelijk via een beveiligde server zodat deze 24/7 overal digitaal zijn in te zien.

Ideale situatie m.b.t. thuiswerken

Het is niet meer nodig om naar kantoor te komen om de post zelf op te halen of in te zien. Post hoeft dan ook op kantoor niet meer zelf gescand te worden of handmatig worden doorgestuurd/ gefaxt. Dat geeft natuurlijk wel veel meer flexibiliteit, vooral als thuiswerken een belangrijk onderdeel is van Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie. De post wordt digitaal afgeleverd aan de juiste persoon/ personen ongeacht werkplek en tijdstip aangezien dit proces geautomatiseerd verloopt.

Sneller verwerken van inkomende correspondentie

Doordat de digitale post wordt afgeleverd aan de juiste afdeling/ persoon kunnen vragen sneller worden verwerkt en behandeld en wordt de reactietijd en klantbehandeling ook verkort. Hierdoor kun je als organisatie klantgerichter werken doordat inkomende correspondentie veel sneller wordt verwerkt en klanten ook veel sneller kunnen reageren. Een win-win situatie voor beide kanten.   

Tijds- en kostenbesparing

Omdat minder handmatige handelingen nodig zijn, wordt veel tijd bespaard en worden de operationele kosten verlaagd. Denk maar eens aan handmatige handelingen zoals post (tijdelijk) opslaan, sorteren, rondbrengen en wellicht bijhouden of de post wel of niet in ontvangst is genomen wanneer iemand niet aanwezig is op kantoor. Dat is nu verleden tijd met de digitale postkamer. Post wordt gescand, optioneel kunnen gegevens worden geclassificeerd en geëxtraheerd, en vervolgens afgeleverd.

Automatische classificatie en herkenning van inkomende post

Elk type document (zoals factuur, aanvraagformulier of contract) wordt geclassificeerd op basis van afbeelding, tekst, regels en scheidingsvellen en leesbaar gemaakt (voor de software) door middel van OCR (Optical Character Recognition). OCR betekent in het Nederlands Optische Tekenherkenning en is een techniek waarmee letters, cijfers en leestekens van een document worden afgelezen zodat ze bewerkt en gearchiveerd kunnen worden.

Dit geeft als voordeel dat er meer waarde uit uw data gehaald kan worden dan alleen met digitaliseren. OCR biedt vele voordelen zoals het doorzoekbaar maken van documenten wat de vindbaarheid verhoogt en maakt geavanceerde documentclassificatie en data herkenning/extractie mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om brieven, formulieren en contracten om te zetten naar bewerkbare teksten zoals een Word bestand.   

Automatische distributie

Inkomende poststukken worden via directe bestandsoverdracht (VPN) rechtstreeks in ieder gewenst systeem geleverd en kunnen ook op basis van vooraf geconfigureerde werkstromen automatisch worden doorgestuurd naar de mailbox(en) van de juiste afdeling en/of de juiste persoon. Klachten kunnen dan automatisch worden doorgestuurd naar de afdeling Klantenservice en facturen naar de afdeling Administratie.

Minder menselijke fouten

Doordat dagelijkse routinehandelingen en controles worden gedigitaliseerd, is er minder kans op menselijke fouten. Bij handmatige handelingen sluipt een foutje er natuurlijk makkelijker in en kan dit leiden tot problemen. Vooral in deze tijd waarbij opdrachtgevers, klanten en de wetgever steeds meer eisen stellen op het gebied van AVG en compliance.

Wilt u met OASIS in contact komen en de mogelijkheden bespreken voor uw organisatie? Vul dan hier ons online formulier in en één van onze digital mailroom experts zal spoedig contact met u opnemen voor een vrijblijvend gesprek.

6 Kernoverwegingen bij het digitaliseren van papieren documentatie

Denkt u erover om het papierwerk van uw organisatie te scannen?  Papierloos werken is vaak een onderwerp van discussie om ruimte vrij te maken binnen uw werkomgeving of om hybride werken te ondersteunen.  Om u te helpen bij de planning van uw scanproject hebben wij 6 kernoverwegingen opgesteld voor het digitaliseren van papieren documentatie.

  • Zakelijke vereisten

Voordat papierwerk door een scanner wordt gehaald, is het belangrijk om na te gaan wat wel en wat niet gescand hoeft te worden.  Dit kan een uitdaging zijn om te bepalen, maar het is een zeer belangrijke eerste stap van elk digitaliseringsproject.  Er moet rekening worden gehouden met belangrijke factoren zoals wie toegang heeft tot de documenten, het bewaarbeleid, de authenticiteit en de betrouwbaarheid van het digitaliseringsproces.

  • Documenttype

Het documenttype is ook een belangrijk onderdeel van de projectplanning.  Verschillende soorten documenten kunnen andere beeldkwaliteit eisen hebben en deze moeten in kaart worden gebracht.  Het is belangrijk te letten op de grootte van het document, of documenten gebonden of geniet zijn en of er veel voorbereiding of nabewerking nodig is voor of na de digitalisering.  Daarnaast is het belangrijk om de inhoud van de documenten te bekijken: misschien zijn ze privé, vertrouwelijk of gevoelig en moeten er speciale maatregelen worden genomen terwijl ze worden verwerkt.

  • Indexering

Nu de zakelijke vereisten en het documenttype zijn besproken, komt de indexering ter sprake. Tijdens dit deel van de projectplanning zijn de volgende vragen goed om te stellen.

Wat zijn de belangrijkste identificatiekenmerken van het document?

Wat zijn de woorden of zoektermen die gebruikers hanteren om het document te vinden?

Is er een intern proces voor het indexeren en catalogiseren van dossiers en documenten in uw organisatie? Dit gebeurt vaak op basis van: Auteur, Titel, Onderwerp, Herzieningsdatum, Classificatie, Eigenaar.

  • Scanprocessen

Het scannen van papieren dossiers is complexer dan gewoon losse A4 documenten door een scanner halen.  Het is vooral van belang om na te gaan welke middelen nodig zijn om een project te voltooien, en of dit intern kan worden uitgevoerd of dat u een partner nodig hebt.

Welke hardware en software zijn nodig? Wat zijn de kosten, zijn er meerdere licenties nodig voor de scansoftware?

Wie gaat de documenten scannen? Welke training hebben zij nodig?

Hoeveel tijd is er nodig om het project te voltooien? Is er een deadline voor het project?

Is er veel werk nodig om de documenten voor te bereiden op het scannen?

Moeten er scanlogboeken worden ingevuld?  Zo ja, welke? Aantal pagina’s? Is het origineel beschadigd?

  • Kwaliteitscontroles

Kwaliteitscontroles zijn absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde kopieën authentiek zijn en overeenstemmen met het origineel. Hoewel dit deel uitmaakt van het eerder genoemde “scanproces” is het een belangrijke stap en dient er goed over nagedacht te worden. Op welke momenten in het project moeten de kwaliteitscontroles bijvoorbeeld worden uitgevoerd en in welke mate?

  • Opslag & Hosting

Het beheer en de opslag van digitale bestanden en bijbehorende metadata dienen te worden bepaald en niet achteraf te worden geregeld. Het is belangrijk om passende regelingen te treffen en tegelijkertijd de beveiligings- en toegangsbehoeften te evalueren.  Worden de bestanden intern gehost of opgeslagen en gehost door een derde partij? Vragen die gesteld dienen te worden betreffen opslagcapaciteit, back-up en herstel, en toegangs- en autorisatierechten.

Als u uw scanproject verder wilt bespreken, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en één van onze experts op het gebied van digitalisering neemt contact met u op. U kunt ook meer informatie vinden op onze Scannen & Digitalisering pagina door hier te klikken.

Wereldmilieudag 2022

Op 5 juni 2022 vindt voor de 49e keer Wereldmilieudag (World Environment Day) plaats. 

Wereldmilieudag is een wereldwijde campagne onder leiding van United Nations Environment Programme (UNEP), die tot doel heeft overal ter wereld positieve veranderingen op milieugebied te bevorderen en te stimuleren. Het campagnethema van dit jaar is “Only One Earth”, waarbij een oproep wordt gedaan om op wereldschaal een gezamenlijk veranderingsplan op te stellen om de planeet Aarde te vieren, te beschermen en te herstellen.

Door kleine aanpassingen in ons dagelijks leven kunnen we een bijdrage leveren aan het milieu. We dragen allemaal ons steentje bij door plastic voor eenmalig gebruik te vermijden, te lopen in plaats van te rijden en lokale producten te kopen. Maar hebt u er al eens over nagedacht hoe Informatiebeheer u kan helpen een bijdrage te leveren aan het milieu?

Papierloos werken

Wellicht bent u bekend met de zin “Denk na voordat u afdrukt”, die in e-mailhandtekeningen kon voorkomen. De boodschap is duidelijk en nog steeds relevant. Is het nodig om dat document te printen? Hebt u echt zoveel kopieën nodig? Kan dat document dubbelzijdig worden afgedrukt? Door onszelf op dit soort zaken te wijzen, kunnen we de planeet helpen.

We weten dat printen wel eens onvermijdelijk is. Het is soms nodig en noodzakelijk, maar als u dat fysieke document niet langer nodig hebt, vergeet dan niet te recyclen. Als alternatief kunt u gerecycleerd papier kopen en gebruiken. Hoewel gerecycled papier vaak niet die helderwitte uitstraling heeft, is het een geweldige optie, vooral als uw organisatie veel papier gebruikt.

Scannen en digitaliseren

Sommige dossiers worden op traditionele wijze met pen en papier aangemaakt en sommige dossiers worden meteen digitaal aangemaakt. Sinds 2020 is de manier waarop we werken drastisch veranderd, meer mensen werken nu vanuit huis, anderen zijn teruggekeerd naar kantoor, en dan zijn er nog de teamleden die een flexibele werkwijze hebben.

Duplicaten maken van dossiers kan een uitdaging en een probleem zijn, met kwesties rond versiebeheer en beveiliging. Het fysiek vervoeren of versturen van een archiefstuk kan ook problemen opleveren, met name voor het milieu, omdat er verpakkingsmateriaal moet worden gebruikt en de uitstoot van voertuigen toeneemt. Het digitaliseren of scannen van dossiers is een goede oplossing, niet alleen voor het milieu maar ook voor de toegankelijkheid en de veiligheid.

Het is belangrijk dat wordt nagedacht over de manier waarop informatie wordt gescand, zodat de informatie intact blijft en authentiek en betrouwbaar is. Doe onderzoek naar geschikte leveranciers met betrekking tot scannen en digitalisering en achterhaal welk proces geschikt is voor uw documentenstroom.

Apparaten uitschakelen

Laat uw apparaten niet op standby staan, schakel ze uit wanneer ze niet worden gebruikt en niet nodig zijn. Moedig uw collega’s, vrienden en familie aan om hetzelfde te doen en denk aan de planeet door uw computer, monitor en printer uit te zetten wanneer u deze niet gebruikt. 

OASIS Group zet zich in voor het milieu en het verminderen van onze impact op de planeet. Als u meer wilt weten over Wereldmilieudag, klik dan hier om hun website te bezoeken. 

Creativiteit en innovatie op het gebied van informatiebeheer

Creativiteit en innovatie zijn essentieel voor het succes van organisaties overal ter wereld. Snelle veranderingen in technologie, economische verschuivingen, globalisering en ontwikkelingen in het dagelijks leven hebben geleid tot meer concurrentie.

Vandaag, 21 april 2022, is het Werelddag van Creativiteit en Innovatie. Een dag die door de Verenigde Naties is uitgeroepen om de aandacht te vestigen op de rol van creativiteit en innovatie in alle aspecten van de menselijke ontwikkeling.

Bij OASIS Group wilden we deze gelegenheid aangrijpen om creativiteit en innovatie op het gebied van informatiebeheer te onderzoeken en in het zonnetje te zetten. De onderstaande lijst hebben we opgesteld in samenspraak met teamleden en collega’s.

Informatiebeheersystemen

Een logische keuze misschien, maar sommigen van ons herinneren zich nog de dagen van papieren beheersystemen, voordat software voor het opslaan, organiseren en terugvinden van informatie werd geïntroduceerd.

We zeiden daarnet dan wel ‘herinneren’, maar we komen nog steeds organisaties tegen die hun informatie beheren met behulp van handmatige papieren processen.

Het verzamelen en beheren van gegevens die in verschillende formaten zijn opgeslagen en ze toegankelijk maken voor de mensen die ze nodig hebben, is een innovatie die we vaak als vanzelfsprekend beschouwen. Nu er meer mensen op afstand werken dan ooit tevoren, liggen er ongetwijfeld meer creatieve innovaties in het verschiet (maar misschien hebben wij wel voorkennis over dit onderwerp)!

Smartphones

In eerste instantie is dit misschien geen voor de hand liggende keuze voor informatiebeheer (al was het een populair antwoord), maar stel je eens voor dat je een adresboek met alle contactgegevens van je klant bij je moet dragen in plaats van dat je ze allemaal in je telefoon hebt opgeslagen. Of nog erger, al die telefoonnummers en e-mailadressen uit je hoofd moeten leren.

Of dat je een laptop moet meenemen om een betaling goed te keuren, terwijl je gewoon een app voor mobiel bankieren op je telefoon kunt gebruiken. Dit zijn allemaal innovaties die voortkomen uit inzicht in hoe en waarom we informatie en gegevens gebruiken.

Microfilm en microfiches

Sommigen van jullie zullen dit lezen en denken: Micro-watte? Anderen denken misschien terug aan wat ooit onmisbare manieren waren om gegevens compact te bewaren en te back-uppen.

Ondanks technologische vooruitgang als gevolg van innovatie, creativiteit en noodzaak, gebruiken sommige organisaties vandaag de dag nog steeds microfilm en microfiches. Voor sommige van hen is het wellicht een te grote uitdaging om het proces te veranderen. Voor anderen is er geen druk geweest om over te schakelen omdat werd verwacht dat de microfiches 100 jaar zouden meegaan. Het probleem is dat de apparaten om zowel microfilm als microfiches te bekijken steeds moeilijker verkrijgbaar zijn.

Tegen die bedrijven zouden we zeggen: geen paniek. Bij OASIS Group hebben we gespecialiseerde teamleden die zijn opgeleid in het gebruik van verschillende lees- en conversieapparaten.

Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)

Bij de automatisering van bedrijfsprocessen, ook wel bedrijfsautomatisering of digitale transformatie genoemd, wordt technologie ingezet om complexe bedrijfsprocessen automatisch te laten verlopen. Voor bedrijven die hun digitale transformatiedoelen willen bereiken, is bedrijfsautomatisering een goede eerste stap.

In tegenstelling tot andere automatiseringsprocessen worden er bij bedrijfsautomatisering meerdere IT-systemen aan elkaar gekoppeld en specifiek afgestemd op de behoeften van de organisatie. In plaats van een kant-en-klare oplossing wordt er dus een workflow gebruikt om een bestaand bedrijfsproces te repliceren of daarop voort te bouwen.

Robotgestuurde procesautomatisering (RPA)

Robotgestuurde procesautomatisering richt zich op het automatiseren van individuele taken, zoals het lezen van een document of het ophalen van gegevens uit een database of systeem. In tegenstelling tot bedrijfsautomatisering, waarbij wordt gestreefd naar volledige procesautomatisering, richt robotgestuurde procesautomatisering zich op kleinere taken binnen een groter proces.

Door robots in te zetten voor repetitieve onderdelen van een groter proces, zoals het verplaatsen van bestanden, het kopiëren van gegevens, het invullen van formulieren of het inloggen in systemen, krijgen mensen meer tijd om hun creativiteit in te zetten of verder te innoveren om processen en procedures te verbeteren.

Toekomstige innovaties

Hoewel deze lijst slechts vijf innovaties op het gebied van informatiebeheer bevat, hadden we er nog veel meer kunnen noemen. Kennis en informatie vormen de kern van innovatie en we zien elke dag weer meer creatieve oplossingen voor problemen.

Door inzicht in ons gebruik van de gegevens en informatie in onze eigen organisaties kunnen we nieuwe, interessante innovaties tot stand brengen.

De voordelen van een digitale postkamer

Meer dan ooit kiezen organisaties van elke omvang voor nieuwe methoden en procedures om de manier waarop zij werken te stroomlijnen. Voor wie het nog niet wist: één van de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen decennium is de digitale postkamer. Deze oplossing zal niet alleen een revolutie teweegbrengen in uw interne postfuncties, maar ook de manieren waarop teams en afdelingen samenwerken stroomlijnen. Hieronder worden enkele voordelen van een digitale postkamer omschreven.

Minder schade aan het milieu

U kunt zich wel voorstellen dat een aanpassing in uw bedrijfsprocessen en -praktijken richting een digitale organisatie wonderen zal doen voor uw ecologische voetafdruk. Te veel inkomende post kan ertoe leiden dat een steeds grotere hoeveelheid papier gewoon bij het restafval belandt, wat schadelijk is voor het milieu en een risico vormt voor de informatiebeveiliging. Fysieke post wordt vaak één keer gelezen en vervolgens zonder aarzelen weggegooid. Met een digitale postkameroplossing kunt u al uw digitale informatie met gemak verwerken en ordenen zonder dat papieren documenten verloren hoeven te gaan.

Verhoog de algehele efficiëntie

Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat tot op de dag van vandaag relevant blijft – tijd is geld. Als u de ouderwetse papiermethode blijft gebruiken, zullen een aantal medewerkers ontelbare uren moeten besteden aan het sorteren van documenten. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van bekwame mensen die zich zouden kunnen richten op andere kerntaken van het bedrijf. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden post, dan is een digitale postkamer de beste oplossing.

Verbeterde service voor klanten

Een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een bedrijf is het vermogen om het niveau van klantenservice hoog te houden. Dit is noodzakelijk als u concurrerend wilt blijven binnen uw branche, want de klanttevredenheid neemt af wanneer vragen onbeantwoord blijven. Een groot verschil tussen papieren en digitale post is dat digitale post niet alleen gemakkelijker te lezen is, maar ook veel handiger om te beantwoorden.

Betere naleving van de regelgeving

Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan een aantal toenemende overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de laatste jaren een steeds vaker voorkomend probleem geworden, zodat de opslag van informatie nauwlettend in de gaten moet worden gehouden. Door documenten te scannen en digitaal op te slaan met behulp van een digitale postkamer, kunt u vertrouwelijke informatie achter extra beveiligingslagen verbergen en zo de kans verkleinen dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.

Samenwerking tussen afdelingen

Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt op onze lijst is. Dit is namelijk het meest over het hoofd geziene voordeel van het gebruik van een digitale postkamer. Vaak moet documentatie die door een bedrijf of organisatie wordt ontvangen, door meerdere afdelingen of teams worden bekeken. De medewerkers kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw moet worden gepost of gescand en gemaild, kunnen gebruikers digitale postkamers toewijzen aan individuen of andere teams voor beoordeling. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, en neemt het risico van een datalek weg, maar helpt ook om relaties tussen afdelingen op te bouwen.

Over OASIS Group

Bent u op zoek naar een digitale postkameroplossing, maar weet u niet waar u moet beginnen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het leveren van archief- en informatiebeheer diensten aan organisaties van verschillende grootte en uit verschillende bedrijfstakken. Daarnaast hebben we meer dan 1.700 Teammembers die zich inzetten om onze klanten uitmuntende ondersteuning te bieden.

Als u met één van onze specialisten wilt spreken over onze diensten, waaronder de digitale postkamer, vul dan ons online formulier in.

Werk sneller en efficiënter met workflow automatisering

De laatste jaren worden steeds meer bedrijven aangemoedigd om gebruik te maken van geautomatiseerde workflow oplossingen om de processen in hun organisatie te stroomlijnen. Hoewel de theorie achter workflow automatisering duidelijk te begrijpen is, ‘de stroom van documenten, informatie of taken onafhankelijk te laten verlopen in overeenstemming met gedefinieerde bedrijfsregels’, kan het onduidelijk zijn hoe te beginnen.

“Workflow automatisering is NIET ALLEEN voor grote bedrijven”

Iets wat we vrij vaak horen is dat “workflow automatisering iets is voor grote bedrijven”, en dat is absoluut niet waar. Of uw bedrijf nu 1 medewerker,  duizend medewerkers of 1 miljoen medewerkers heeft, er zijn altijd efficiëntieverbeteringen te behalen door bepaalde processen te automatiseren.

Denk maar aan uw persoonlijke leven, de automatisering neemt dagelijks toe. U hebt waarschijnlijk een automatisch signaal herinnering om wakker te worden, misschien wordt uw koffie ’s morgens op een bepaalde tijd automatisch gezet, of een automatische incasso om een rekening te betalen. Dit zijn allemaal voorbeelden van automatisering.

Dankzij automatisering in onze privélevens kunnen we meer tijd vrijmaken voor onze gezinnen. Door gebruik te maken van bedrijfsautomatisering kunt u meer tijd besteden aan klanten, werknemers of activiteiten die inkomsten genereren.

Hoe kan Workflow automatisering voor mij werken?

Workflow automatisering biedt bedrijven een groot aantal voordelen. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van hoe u workflow automatisering kunt toepassen binnen uw bedrijf:

Verminder administratieve fouten

Door het handmatige proces van gegevensinvoer te elimineren, vermindert workflow automatisering administratieve fouten. Dit is vooral belangrijk voor bedrijfskritische processen en het vergelijken van gegevens met wettelijke of reglementaire vereisten.

Verhoog de productiviteit

Over het algemeen is de belangrijkste reden waarom klanten contact met ons opnemen, over het implementeren van workflow automatisering, het verhogen van de productiviteit. Door bijvoorbeeld een geautomatiseerde workflow te gebruiken om een PO-nummer te matchen en te verifiëren met een factuur, wordt automatisch de volgende taak in het proces geactiveerd.

Samenwerking en teamwerk

Een voordeel van workflow automatisering dat vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de samenwerkingsmogelijkheden die het biedt aan organisaties van elke omvang. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van workflow automatisering voor het beheer van postkamerprocessen. Post kan op basis van bedrijfsregels worden gerouteerd naar individuen of teams die actie moeten ondernemen, en aan specifieke documenten kan commentaar worden toegekend om de verwerking ervan voor andere afdelingen te vereenvoudigen en een audit trail te bieden van wie het document heeft bekeken of actie heeft ondernomen.

Realtime rapportage

Workflow automatisering, en business process automation (BPA), geeft bedrijfsleiders realtime toegang tot de status van bedrijfstaken, inclusief mogelijkheden voor procesverbeteringen. Met nauwkeurigere gegevens en prognoses kunnen bedrijfsleiders inzicht krijgen in de huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften en -inkomsten.

De behoefte aan Workflow automatisering identificeren

Ter voorbereiding om workflow automatisering voor uw bedrijf op te zetten, zijn er enkele belangrijke stappen te nemen.

  1. Identificeer de gebieden binnen uw bedrijf waar workflow automatisering kan worden gebruikt om taken te automatiseren.
  2. Voer een audit uit op uw bedrijfsprocessen om er zeker van te zijn dat ze nog steeds geschikt zijn voor het beoogde doel.
  3. Betrek uw medewerkers die momenteel handmatige taken uitvoeren.
  4. Toets uw bedrijfsdoelen en -doelstellingen aan potentiële proces automatiseringen.
  5. Kies een proefproject. U hebt misschien 3, 5, 10 of 50 potentiële gebieden geïdentificeerd die geschikt zijn voor workflow automatisering, maar zoals bij elk project kiest u één gebied om het proces te definiëren.

Hoe kies ik de oplossing die werkt voor mijn bedrijf?

Niet alle softwareoplossingen die workflow automatisering aanbieden, hebben dezelfde voordelen of mogelijkheden. Daarom is het van belang om rekening te houden met de complexiteit van uw huidige bedrijfsprocessen.

Gebruikt u oudere systemen? Zo ja, dienen er gegevens te worden gemigreerd of geïntegreerd met de nieuwe oplossing?

Wilt u de mogelijkheid hebben om uw eigen workflows te creëren? Of bent u op zoek naar een volledig beheerde oplossing met doorlopende IT (inrichtings)werkzaamheden?

Automatisering kent vele complexiteiten, dus zorg ervoor dat u een partner kiest die uw doelstellingen begrijpt en waarde kan toevoegen aan uw bedrijf.

Kom in contact

Denkt u erover om uw bedrijfsprocessen te automatiseren? Neem dan contact met ons op via het online formulier. Onze workflow automatisering zal uw bericht direct doorsturen naar een van onze gespecialiseerde adviseurs die contact met u zal opnemen om uw behoeften op het gebied van workflow automatisering te bespreken.

Informatie en data: Het hart van uw organisatie

Als lid van de IRM Society (Information and Records Management Society) en als sponsor van de IRMS conferentie was OASIS Group in Birmingham om het jaarlijkse conferentieprogramma en de festiviteiten bij te wonen.

In verband met COVID-19 is de conferentie terecht verplaatst om de veiligheid van de deelnemers, sponsors, sprekers en andere aanwezigen te waarborgen. De conferentie mag dan wel van datum zijn veranderd, het thema is zeer toepasselijk voor de tijden waarin we ons momenteel bevinden.

“Informatie en data: Het hart van uw organisatie”

Dit besef is nog nooit zo duidelijk geweest als in deze tijd, nu de wereld erop rekent dat gegevens toegankelijk zijn voor teammembers die vanuit huis werken, of dat eerstelijnswerkers gegevens nodig hebben van collega’s die zij niet meer persoonlijk kunnen zien.

We vergeten soms hoe afhankelijk we zijn van informatie en data wanneer deze binnen handbereik zijn (zowel fysiek als digitaal). Bovendien is data in het bedrijfsleven zo wijd verspreid geraakt dat we het gevaar lopen met “te veel” data te maken te krijgen.

Voor veel organisaties was thuiswerken nooit een optie om te overwegen, maar terwijl we allemaal door ons ‘nieuwe normaal’ navigeren, worden werkpraktijken voortdurend opnieuw geëvalueerd. Processen of procedures waarvan we dachten dat ze het meest geschikt waren voor onze bedrijven of organisaties, worden nu ter discussie gesteld omdat we de beste opties willen voor dit moment en later.

Hierin schuilt de vraag;

Zal COVID-19 invloed hebben op de manier waarop organisaties hun bedrijfsstrategie vormgeven om Informatie & Data in het hart van hun organisatie te plaatsen?

Het antwoord is eenvoudig: ja. Maar dit is niet alleen een simpele vraag, het geeft aanleiding tot nog veel meer vragen;

  • Welke veranderingen zullen worden gemaakt?
  • Hoe zullen ze worden uitgevoerd?
  • Wanneer treden ze in werking?
  • Zullen er gevolgen zijn voor de regelgeving?
  • Zullen de budgetten worden verhoogd om nieuwe initiatieven te ondersteunen?

Het zou onmogelijk zijn om al deze vragen op één specifieke manier voor elke bedrijfstak te beantwoorden of om voor elk individueel bedrijf een duidelijk gestandaardiseerd actieplan op te stellen. Om te beginnen verschillen de gegevens die wij bewaren of analyseren niet alleen per sector of bedrijfstak, maar ook per individueel bedrijf dat deel uitmaakt van onze economieën.

Verschuiving naar digitaal

Als bedrijf hebben wij een verschuiving gezien naar digitale diensten in industrieën of sectoren die voorheen aarzelden om zich te committeren aan een digitale transformatie. Dat wil niet zeggen dat deze organisaties geen digitale strategieën wilden implementeren, dat wilden ze wel, maar ze waren voorzichtig bij het kiezen van de strategie die voor hen zou werken rond bestaande processen en procedures.

De COVID-19 pandemie heeft deze hinderpalen uit de weg geruimd, aangezien de bestaande processen en procedures niet langer geschikt zijn voor de huidige bedrijfsomgeving, met name thuiswerken. Of deze verschuiving ons “nieuwe normaal” is, zal de komende maanden en jaren duidelijker worden. 

Wat er ook gebeurt, de professionele leden van de IRM Society zullen hun best doen om positieve veranderingen in hun organisaties teweeg te brengen. Net als archief- en informatiebeheer professionals over de hele wereld.

Uw gedachten

Wij zijn benieuwd naar uw gedachten over hoe COVID-19 organisaties zal beïnvloeden bij het vormgeven van de bedrijfsstrategie om Informatie & Data in het hart van hun organisatie te plaatsen. Neem deel aan het gesprek via social media.