Category: Scannen & Digitalisering

Zes voordelen van Erfgoedscanning: digitaliseer uw archief voor behoud en toegankelijkheid 

In het digitale tijdperk heerst de consensus dat kennis macht is. Daarom gaat het behouden van erfgoeddocumenten niet alleen over het eren van het verleden, maar ook over een strategische noodzaak. Archieven en repositories bevatten ons collectieve geheugen, vergelijkbaar met een tijdcapsule; ze bieden ons onschatbare inzichten in onze gedeelde geschiedenis, cultuur en identiteit. Deze onschatbare bezittingen hebben echter ook hun keerzijde; ze zijn fragiel en hebben meestal beperkte of geen kopieën. Dit, in combinatie met de groeiende vraag naar toegankelijkheid en behoud, vereist een behoefte aan verandering en een verschuiving naar digitalisering. Om deze verschuiving te begrijpen, is het belangrijk om door de lens van informatiebeheer te kijken en de waarde van erfgoedscanning te verkennen, niet alleen voor het bewaren van historische gegevens, maar ook voor het begeleiden van wat er nog komen gaat.

1.Behoud en fragiliteit van documenten

Fysieke documenten en archieven zijn vergankelijk en gaan actief achteruit na verloop van tijd. Factoren zoals omgeving, behandeling en de natuurlijke veroudering van materialen dragen bij aan de achteruitgang van archieven. Wanneer een archief wordt bewaard door middel van digitalisering, wordt een oplossing geboden om de problemen die gepaard gaan met fragiele documenten te bestrijden. Digitalisering biedt hoogwaardige kopieën die kunnen worden geraadpleegd zonder de originele documenten te hoeven behandelen. Door archieven te digitaliseren, behoud je niet alleen de geschiedenis, maar zorg je er ook voor dat de originele documenten zo intact mogelijk blijven terwijl ze nog steeds toegankelijk blijven.

2. Toegenomen toegankelijkheid

Toegenomen toegankelijkheid is een belangrijk voordeel bij het digitaliseren van archieven. Digitale archieven reiken verder dan grenzen, waardoor historici en onderzoekers, maar ook het grote publiek, toegang krijgen. Deze toegang tot informatie bevordert inclusiviteit en biedt ruimte voor een breder publiek om te interageren met historische documenten, ongeacht hun geografische locatie.

3. Risicobeperking

Natuurrampen of door de mens veroorzaakte gebeurtenissen vormen dezelfde bedreiging voor fysieke archieven. Aardbevingen, branden, overstromingen of diefstal kunnen leiden tot onherstelbare schade. Digitalisering dient als een verzekering tegen deze soorten risico’s door het creëren van meerdere kopieën die veilig over verschillende locaties kunnen worden verspreid. In het geval van een ramp zorgt digitalisering voor een intacte kwaliteitsdigitale back-up die snelle herstel- en restauratie-inspanningen mogelijk maakt.

4. Verbeterde zoekmogelijkheden

Handmatig archiefonderzoek kan een tijdrovend en arbeidsintensief proces zijn. Digitale archieven bieden daarentegen krachtige zoek- en indexeermogelijkheden, waardoor gebruikers snel relevante informatie kunnen vinden met slechts een paar klikken. Bovendien maken geavanceerde technologieën zoals optische tekenherkenning (OCR) volledige tekstzoekopdrachten mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om verborgen pareltjes binnen uitgebreide archiefcollecties te ontdekken.

5. Kostenbesparingen op lange termijn

Hoewel een groot digitaliseringsproject op het eerste gezicht een grote initiële uitgave lijkt, zijn er aanzienlijke langetermijnkostenbesparingen in vergelijking met de voortdurende kosten van het onderhouden en bewaren van fysieke archieven. Digitale repositories vereisen minimaal fysieke ruimte, kosten minder om te hanteren en te bewaren, en kunnen gemakkelijk worden geschaald en bijgewerkt naarmate de technologie zich ontwikkelt.

6. Faciliteren van onderzoek (indien digitaliseringsproject toegankelijk is voor publiek/wetenschappers)

Digitalisering stelt ook onderzoekers en wetenschappers in staat om gemakkelijk toegang te krijgen tot bronnen die ze nodig hebben. Deze open toegang versnelt het onderzoekstempo en bevordert tegelijkertijd interdisciplinaire samenwerking en innovatie. Digitale archieven moedigen de ontdekking van nieuwe interpretaties en verhalen aan, terwijl ze ons begrip van het verleden verrijken en kritische discussies in het heden informeren.

Kortom, de digitalisering van archieven is niet alleen een technologische onderneming, maar ook een strategische, die u in staat stelt historische documenten te beschermen. Door de kracht van informatiebeheer te benutten, kan het verleden worden bewaard, het heden worden versterkt en de toekomst worden geïnspireerd. In een wereld die steeds digitaler wordt, gaat het digitaliseren van documenten niet alleen over documentbehoud; het gaat erom de geschiedenis te bewaren en ervoor te zorgen dat onschatbare informatie toegankelijk blijft voor degenen van nu en in de toekomst. Als u uw reis naar informatiebeheer wilt starten, neem dan vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal een oplossing bieden die aansluit bij uw behoeften.

8 redenen om een documentcatalogussysteem te hebben

Het opslaan van documenten in een digitaal archief is een gebruikelijke en logische manier om de toegang tot documenten binnen uw organisatie te maximaliseren. Maar het is belangrijk om alle documenten zodanig te structureren en relevante gebruikersrechten te geven dat iedereen ze gemakkelijk kan sorteren en relevante bestanden kan vinden.

Daarom is een nauwkeurige documentcatalogus zo belangrijk om te weten welke documenten je hebt en waar ze te vinden zijn. Het catalogiseren van uw belangrijke bestanden en documenten kan een zeer tijdrovend proces zijn dat mensen kan weghalen bij taken die winstgevender zijn voor uw bedrijf. 

Een vertrouwde partner inschakelen voor het digitaliseren, catalogiseren en indexeren van uw informatie kan echter de oplossing zijn. Een digitaal archief is ontworpen om ervoor te zorgen dat al uw informatie op de juiste plaats wordt opgeslagen, zodat u deze gemakkelijk kunt terugvinden en terugvinden. Zonder een goede catalogus kunnen organisaties moeite hebben om hun documenten terug te vinden wanneer dat nodig is, waardoor ze tijd verspillen en mogelijk fouten maken wanneer ze het verkeerde document bekijken.

Belangrijkste redenen om een documentcatalogus in te richten:

Efficiënt terugvinden: Catalogiseren en indexeren maakt het mogelijk om specifieke informatie snel en efficiënt terug te vinden. Met een digitaal archiefsysteem kunnen gebruikers eenvoudig relevante documenten, bestanden of gegevens zoeken en vinden, wat tijd en moeite bespaart.

Toegankelijkheid: Een goed georganiseerde catalogus verbetert de toegankelijkheid van digitale archieven. Organisaties hebben overal en altijd toegang tot hun informatie en gegevens, waardoor werken op afstand wordt ondersteund zonder dat fysieke bestanden of documenten toegankelijk hoeven te zijn.

Voorkomen van informatieverlies: Catalogiseren en indexeren helpt het verlies van waardevolle informatie voorkomen. Door gegevens over digitale inhoud systematisch te organiseren en vast te leggen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat belangrijke gegevens niet over het hoofd worden gezien of worden vergeten.

Verbeterde samenwerking: In samenwerkingsomgevingen zorgt het catalogiseren van digitale archieven voor betere communicatie en samenwerking tussen teamleden. Het zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde georganiseerde en geïndexeerde informatie.

Naleving: Het systeem stelt u in staat om wettelijke en compliance-eisen op te stellen met betrekking tot het beheer en de bewaring van digitale records. Een goed onderhouden catalogus helpt bij het voldoen aan deze eisen door een duidelijk overzicht te bieden van de digitale activa van de organisatie.

Kennisbeheer: Catalogiseren en indexeren dragen bij aan effectief kennisbeheer. Het helpt organisaties bij het identificeren, vastleggen en organiseren van waardevolle kennis, waardoor het makkelijker wordt om kennis binnen de organisatie te delen en het institutionele geheugen te behouden.

Analyse en rapportage: Gearchiveerde en geïndexeerde digitale archieven ondersteunen de analyse en rapportage van gegevens. Datamanagers en analisten kunnen gemakkelijk trends, patronen en correlaties identificeren in de gearchiveerde gegevens, wat leidt tot geïnformeerde besluitvorming.

Risicobeperking: Goed catalogiseren en indexeren draagt bij aan risicobeperking. In het geval van gegevensverlies kan een goed georganiseerde catalogus dienen als referentie voor herstelinspanningen, waardoor de impact van potentiële datalekken of rampen geminimaliseerd wordt.

Een effectief documentcatalogussysteem is de sleutel tot effectief documentbeheer. Als u echter te veel documenten hebt om te organiseren en op zoek bent naar een bedrijf voor documentbeheer dat u kan helpen, neem dan vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze beveiligde opslagfaciliteit voor documenten.

Het scannen van documenten en uitbesteding van bedrijfsprocessen kan hybride werken en hotdesking aanzienlijk ondersteunen

Met de opkomst van hybride werken en hotdesking is de traditionele kantooromgeving aanzienlijk veranderd. Naarmate organisaties zich aanpassen aan deze nieuwe permanente manieren van werken, wordt de behoefte aan efficiënt documentbeheer nog crucialer. Scannen en BPO (uitbesteding van bedrijfsprocessen) kunnen tijd- en kostenbesparingen opleveren voor hybride werk- en hotdesking-omgevingen.

Door documenten te scannen, hebben werknemers overal toegang tot belangrijke informatie, ongeacht hun fysieke locatie. Bij OASIS bieden we online portals om altijd en overal toegang te hebben tot je gegevens en informatie. Op kantoor, thuis of onderweg: gescande documenten kunnen veilig worden opgeslagen in digitale archieven en indien nodig worden geraadpleegd, wat naadloze samenwerking en het delen van informatie bevordert.

Daarnaast maakt het scannen van documenten het mogelijk om papieren processen om te zetten in digitale workflows. Documenten kunnen elektronisch worden vastgelegd, geïndexeerd en doorgestuurd, waardoor handmatige verwerking wordt verminderd en goedkeuringsprocessen worden gestroomlijnd. Dit verhoogt de productiviteit en efficiëntie en zorgt ervoor dat het werk vlot doorgaat, ongeacht waar teamleden werken en op welke uren ze werken.

Hotdesking en hybride en vereisen vaak gedeelde werkruimten.  Hierdoor is er vaak beperkte opslagcapaciteit beschikbaar. Door documenten te scannen en om te zetten naar digitaal formaat kunnen organisaties de behoefte aan fysieke opslagruimte aanzienlijk verminderen. Hierdoor kunnen kantoren beter worden gebruikt en ontstaat een rommelvrije, opgeruimde en efficiënte werkruimte.

Door niet-kerntaken zoals het scannen en beheren van documenten uit te besteden aan een vertrouwde partner, kunnen organisaties waardevolle middelen vrijmaken en zich richten op hun kernactiviteiten. Professionele scanbedrijven bieden complete documentvoorbereiding, scannen, indexeren en beheren, zodat je verzekerd bent van hoogwaardige output en tijdige efficiëntie.

Nu hybride werken en hotdesking de norm worden, mag het belang van effectief documentbeheer niet worden onderschat. Als je meer wilt weten over hoe het scannen van documenten en het uitbesteden van bedrijfsprocessen je organisatie kunnen ondersteunen, neem dan vandaag nog contact op met ons team via info@oasisgroup.com

Vergeet niet dat de toekomst van werk er al is, met efficiënt documentbeheer als de sleutel om voorop te blijven lopen!

Zeven redenen om uw oude fysieke bestanden te digitaliseren en te rangschikken

Om ervoor te zorgen dat data beschikbaar blijven die van onschatbare waarde kunnen zijn voor toekomstige energietransitie activiteiten, is een specifieke strategie voor datamanagement nodig.

In deze blog delen wij onze ervaring met het uitvoeren van een specifiek onderdeel van een dergelijke strategie – het lokaliseren, organiseren, rangschikken en digitaliseren van geselecteerde fysieke bestanden.

Zeven redenen om uw fysieke data te rangschikken en te digitaliseren:

1. De kosten van fysieke opslag verlagen

Betalen voor fysieke data die extern worden opgeslagen in record centers kan een onnodige uitgave zijn, vooral als de data niet meer nodig zijn en in de toekomst niemand meer weet wat er in de doos zit of hoe ze te vinden zijn.

2. Ondersteunt compliance

Compliance is voor de meeste bedrijven een werkelijkheid. Het rangschikken en scannen van documenten maakt het voor uw bedrijf gemakkelijker om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen voor het verstrekken van data. Digitale bestanden kunnen snel worden geordend, geïndexeerd en aangemaakt om te voldoen aan de eisen van zelfs de strengste regelgever.

3. Bespaart tijd

Gescande documenten kunnen snel en gemakkelijk worden opgehaald zonder het bureau te hoeven verlaten.

4. Verbetert de samenwerking tussen medewerkers

Door het scannen van documenten is het eenvoudig om documenten te delen en samen te werken aan projecten zonder dat informatie op papier weergegeven hoeft te worden. Medewerkers op verschillende locaties kunnen gelijktijdig digitale documenten openen en bekijken.

5. Verbetert databeveiliging

Het beschermen van informatie op papier kan moeilijk zijn. Gescande documenten kunnen worden versleuteld, beveiligd met een wachtwoord en met behulp van gebruikersrollen en rechten kan de toegang worden gecontroleerd.

6. Eenvoudig terugvinden van bestanden

Scannen, gecombineerd met OCR zorgt ervoor dat bestanden sneller terug te vinden zijn

7. Toegang tot kennis

Met ML/AI-mogelijkheden doorzoekt u gescande documenten op contextuele informatie en de bedrijfskennis en wijsheid die is opgedaan bij eerdere inspanningen.

Als u meer wilt weten over het verkrijgen van toegang tot waardevolle data, neem dan vandaag nog contact met ons op.

Zeven redenen waarom u een digitale postkamer nodig hebt

Werkt u in een organisatie waar honderden documenten via de post, digitaal of fysiek, worden ontvangen en die vervolgens gesorteerd dienen te worden bij binnenkomst? Post die wellicht op vele plaatsen binnen uw organisatie kan binnenkomen en vervolgens bij de juiste afdeling / persoon terecht dient te komen. Het traceren van de post en de juiste classificatie spelen hierbij een belangrijke rol, zodat de post niet kwijt raakt. Dit is allemaal heel arbeidsintensief en een vrij grote kostenpost. De digitale postkamer, ofwel digital mailroom, kan de juiste oplossing hiervoor zijn.

Met de digitale postkamer worden alle mogelijke processen geautomatiseerd en dit biedt diverse voordelen zoals:

Altijd en overal digitaal in te zien

Analoge binnenkomende post, ofwel fysieke binnenkomende post, wordt gescand en daarmee gedigitaliseerd en kan meteen doorgestuurd worden in het gewenste format en extensie naar de betreffende afdeling en persoon/ personen. Zowel gedigitaliseerde post als van oorsprong digitale post is dan toegankelijk via een beveiligde server zodat deze 24/7 overal digitaal zijn in te zien.

Ideale situatie m.b.t. thuiswerken

Het is niet meer nodig om naar kantoor te komen om de post zelf op te halen of in te zien. Post hoeft dan ook op kantoor niet meer zelf gescand te worden of handmatig worden doorgestuurd/ gefaxt. Dat geeft natuurlijk wel veel meer flexibiliteit, vooral als thuiswerken een belangrijk onderdeel is van Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie. De post wordt digitaal afgeleverd aan de juiste persoon/ personen ongeacht werkplek en tijdstip aangezien dit proces geautomatiseerd verloopt.

Sneller verwerken van inkomende correspondentie

Doordat de digitale post wordt afgeleverd aan de juiste afdeling/ persoon kunnen vragen sneller worden verwerkt en behandeld en wordt de reactietijd en klantbehandeling ook verkort. Hierdoor kun je als organisatie klantgerichter werken doordat inkomende correspondentie veel sneller wordt verwerkt en klanten ook veel sneller kunnen reageren. Een win-win situatie voor beide kanten.   

Tijds- en kostenbesparing

Omdat minder handmatige handelingen nodig zijn, wordt veel tijd bespaard en worden de operationele kosten verlaagd. Denk maar eens aan handmatige handelingen zoals post (tijdelijk) opslaan, sorteren, rondbrengen en wellicht bijhouden of de post wel of niet in ontvangst is genomen wanneer iemand niet aanwezig is op kantoor. Dat is nu verleden tijd met de digitale postkamer. Post wordt gescand, optioneel kunnen gegevens worden geclassificeerd en geëxtraheerd, en vervolgens afgeleverd.

Automatische classificatie en herkenning van inkomende post

Elk type document (zoals factuur, aanvraagformulier of contract) wordt geclassificeerd op basis van afbeelding, tekst, regels en scheidingsvellen en leesbaar gemaakt (voor de software) door middel van OCR (Optical Character Recognition). OCR betekent in het Nederlands Optische Tekenherkenning en is een techniek waarmee letters, cijfers en leestekens van een document worden afgelezen zodat ze bewerkt en gearchiveerd kunnen worden.

Dit geeft als voordeel dat er meer waarde uit uw data gehaald kan worden dan alleen met digitaliseren. OCR biedt vele voordelen zoals het doorzoekbaar maken van documenten wat de vindbaarheid verhoogt en maakt geavanceerde documentclassificatie en data herkenning/extractie mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om brieven, formulieren en contracten om te zetten naar bewerkbare teksten zoals een Word bestand.   

Automatische distributie

Inkomende poststukken worden via directe bestandsoverdracht (VPN) rechtstreeks in ieder gewenst systeem geleverd en kunnen ook op basis van vooraf geconfigureerde werkstromen automatisch worden doorgestuurd naar de mailbox(en) van de juiste afdeling en/of de juiste persoon. Klachten kunnen dan automatisch worden doorgestuurd naar de afdeling Klantenservice en facturen naar de afdeling Administratie.

Minder menselijke fouten

Doordat dagelijkse routinehandelingen en controles worden gedigitaliseerd, is er minder kans op menselijke fouten. Bij handmatige handelingen sluipt een foutje er natuurlijk makkelijker in en kan dit leiden tot problemen. Vooral in deze tijd waarbij opdrachtgevers, klanten en de wetgever steeds meer eisen stellen op het gebied van AVG en compliance.

Wilt u met OASIS in contact komen en de mogelijkheden bespreken voor uw organisatie? Vul dan hier ons online formulier in en één van onze digital mailroom experts zal spoedig contact met u opnemen voor een vrijblijvend gesprek.

6 Kernoverwegingen bij het digitaliseren van papieren documentatie

Denkt u erover om het papierwerk van uw organisatie te scannen?  Papierloos werken is vaak een onderwerp van discussie om ruimte vrij te maken binnen uw werkomgeving of om hybride werken te ondersteunen.  Om u te helpen bij de planning van uw scanproject hebben wij 6 kernoverwegingen opgesteld voor het digitaliseren van papieren documentatie.

  • Zakelijke vereisten

Voordat papierwerk door een scanner wordt gehaald, is het belangrijk om na te gaan wat wel en wat niet gescand hoeft te worden.  Dit kan een uitdaging zijn om te bepalen, maar het is een zeer belangrijke eerste stap van elk digitaliseringsproject.  Er moet rekening worden gehouden met belangrijke factoren zoals wie toegang heeft tot de documenten, het bewaarbeleid, de authenticiteit en de betrouwbaarheid van het digitaliseringsproces.

  • Documenttype

Het documenttype is ook een belangrijk onderdeel van de projectplanning.  Verschillende soorten documenten kunnen andere beeldkwaliteit eisen hebben en deze moeten in kaart worden gebracht.  Het is belangrijk te letten op de grootte van het document, of documenten gebonden of geniet zijn en of er veel voorbereiding of nabewerking nodig is voor of na de digitalisering.  Daarnaast is het belangrijk om de inhoud van de documenten te bekijken: misschien zijn ze privé, vertrouwelijk of gevoelig en moeten er speciale maatregelen worden genomen terwijl ze worden verwerkt.

  • Indexering

Nu de zakelijke vereisten en het documenttype zijn besproken, komt de indexering ter sprake. Tijdens dit deel van de projectplanning zijn de volgende vragen goed om te stellen.

Wat zijn de belangrijkste identificatiekenmerken van het document?

Wat zijn de woorden of zoektermen die gebruikers hanteren om het document te vinden?

Is er een intern proces voor het indexeren en catalogiseren van dossiers en documenten in uw organisatie? Dit gebeurt vaak op basis van: Auteur, Titel, Onderwerp, Herzieningsdatum, Classificatie, Eigenaar.

  • Scanprocessen

Het scannen van papieren dossiers is complexer dan gewoon losse A4 documenten door een scanner halen.  Het is vooral van belang om na te gaan welke middelen nodig zijn om een project te voltooien, en of dit intern kan worden uitgevoerd of dat u een partner nodig hebt.

Welke hardware en software zijn nodig? Wat zijn de kosten, zijn er meerdere licenties nodig voor de scansoftware?

Wie gaat de documenten scannen? Welke training hebben zij nodig?

Hoeveel tijd is er nodig om het project te voltooien? Is er een deadline voor het project?

Is er veel werk nodig om de documenten voor te bereiden op het scannen?

Moeten er scanlogboeken worden ingevuld?  Zo ja, welke? Aantal pagina’s? Is het origineel beschadigd?

  • Kwaliteitscontroles

Kwaliteitscontroles zijn absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde kopieën authentiek zijn en overeenstemmen met het origineel. Hoewel dit deel uitmaakt van het eerder genoemde “scanproces” is het een belangrijke stap en dient er goed over nagedacht te worden. Op welke momenten in het project moeten de kwaliteitscontroles bijvoorbeeld worden uitgevoerd en in welke mate?

  • Opslag & Hosting

Het beheer en de opslag van digitale bestanden en bijbehorende metadata dienen te worden bepaald en niet achteraf te worden geregeld. Het is belangrijk om passende regelingen te treffen en tegelijkertijd de beveiligings- en toegangsbehoeften te evalueren.  Worden de bestanden intern gehost of opgeslagen en gehost door een derde partij? Vragen die gesteld dienen te worden betreffen opslagcapaciteit, back-up en herstel, en toegangs- en autorisatierechten.

Als u uw scanproject verder wilt bespreken, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en één van onze experts op het gebied van digitalisering neemt contact met u op. U kunt ook meer informatie vinden op onze Scannen & Digitalisering pagina door hier te klikken.

Wereldmilieudag 2022

Op 5 juni 2022 vindt voor de 49e keer Wereldmilieudag (World Environment Day) plaats. 

Wereldmilieudag is een wereldwijde campagne onder leiding van United Nations Environment Programme (UNEP), die tot doel heeft overal ter wereld positieve veranderingen op milieugebied te bevorderen en te stimuleren. Het campagnethema van dit jaar is “Only One Earth”, waarbij een oproep wordt gedaan om op wereldschaal een gezamenlijk veranderingsplan op te stellen om de planeet Aarde te vieren, te beschermen en te herstellen.

Door kleine aanpassingen in ons dagelijks leven kunnen we een bijdrage leveren aan het milieu. We dragen allemaal ons steentje bij door plastic voor eenmalig gebruik te vermijden, te lopen in plaats van te rijden en lokale producten te kopen. Maar hebt u er al eens over nagedacht hoe Informatiebeheer u kan helpen een bijdrage te leveren aan het milieu?

Papierloos werken

Wellicht bent u bekend met de zin “Denk na voordat u afdrukt”, die in e-mailhandtekeningen kon voorkomen. De boodschap is duidelijk en nog steeds relevant. Is het nodig om dat document te printen? Hebt u echt zoveel kopieën nodig? Kan dat document dubbelzijdig worden afgedrukt? Door onszelf op dit soort zaken te wijzen, kunnen we de planeet helpen.

We weten dat printen wel eens onvermijdelijk is. Het is soms nodig en noodzakelijk, maar als u dat fysieke document niet langer nodig hebt, vergeet dan niet te recyclen. Als alternatief kunt u gerecycleerd papier kopen en gebruiken. Hoewel gerecycled papier vaak niet die helderwitte uitstraling heeft, is het een geweldige optie, vooral als uw organisatie veel papier gebruikt.

Scannen en digitaliseren

Sommige dossiers worden op traditionele wijze met pen en papier aangemaakt en sommige dossiers worden meteen digitaal aangemaakt. Sinds 2020 is de manier waarop we werken drastisch veranderd, meer mensen werken nu vanuit huis, anderen zijn teruggekeerd naar kantoor, en dan zijn er nog de teamleden die een flexibele werkwijze hebben.

Duplicaten maken van dossiers kan een uitdaging en een probleem zijn, met kwesties rond versiebeheer en beveiliging. Het fysiek vervoeren of versturen van een archiefstuk kan ook problemen opleveren, met name voor het milieu, omdat er verpakkingsmateriaal moet worden gebruikt en de uitstoot van voertuigen toeneemt. Het digitaliseren of scannen van dossiers is een goede oplossing, niet alleen voor het milieu maar ook voor de toegankelijkheid en de veiligheid.

Het is belangrijk dat wordt nagedacht over de manier waarop informatie wordt gescand, zodat de informatie intact blijft en authentiek en betrouwbaar is. Doe onderzoek naar geschikte leveranciers met betrekking tot scannen en digitalisering en achterhaal welk proces geschikt is voor uw documentenstroom.

Apparaten uitschakelen

Laat uw apparaten niet op standby staan, schakel ze uit wanneer ze niet worden gebruikt en niet nodig zijn. Moedig uw collega’s, vrienden en familie aan om hetzelfde te doen en denk aan de planeet door uw computer, monitor en printer uit te zetten wanneer u deze niet gebruikt. 

OASIS Group zet zich in voor het milieu en het verminderen van onze impact op de planeet. Als u meer wilt weten over Wereldmilieudag, klik dan hier om hun website te bezoeken. 

De voordelen van een digitale postkamer

Meer dan ooit kiezen organisaties van elke omvang voor nieuwe methoden en procedures om de manier waarop zij werken te stroomlijnen. Voor wie het nog niet wist: één van de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen decennium is de digitale postkamer. Deze oplossing zal niet alleen een revolutie teweegbrengen in uw interne postfuncties, maar ook de manieren waarop teams en afdelingen samenwerken stroomlijnen. Hieronder worden enkele voordelen van een digitale postkamer omschreven.

Minder schade aan het milieu

U kunt zich wel voorstellen dat een aanpassing in uw bedrijfsprocessen en -praktijken richting een digitale organisatie wonderen zal doen voor uw ecologische voetafdruk. Te veel inkomende post kan ertoe leiden dat een steeds grotere hoeveelheid papier gewoon bij het restafval belandt, wat schadelijk is voor het milieu en een risico vormt voor de informatiebeveiliging. Fysieke post wordt vaak één keer gelezen en vervolgens zonder aarzelen weggegooid. Met een digitale postkameroplossing kunt u al uw digitale informatie met gemak verwerken en ordenen zonder dat papieren documenten verloren hoeven te gaan.

Verhoog de algehele efficiëntie

Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat tot op de dag van vandaag relevant blijft – tijd is geld. Als u de ouderwetse papiermethode blijft gebruiken, zullen een aantal medewerkers ontelbare uren moeten besteden aan het sorteren van documenten. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van bekwame mensen die zich zouden kunnen richten op andere kerntaken van het bedrijf. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden post, dan is een digitale postkamer de beste oplossing.

Verbeterde service voor klanten

Een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een bedrijf is het vermogen om het niveau van klantenservice hoog te houden. Dit is noodzakelijk als u concurrerend wilt blijven binnen uw branche, want de klanttevredenheid neemt af wanneer vragen onbeantwoord blijven. Een groot verschil tussen papieren en digitale post is dat digitale post niet alleen gemakkelijker te lezen is, maar ook veel handiger om te beantwoorden.

Betere naleving van de regelgeving

Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan een aantal toenemende overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de laatste jaren een steeds vaker voorkomend probleem geworden, zodat de opslag van informatie nauwlettend in de gaten moet worden gehouden. Door documenten te scannen en digitaal op te slaan met behulp van een digitale postkamer, kunt u vertrouwelijke informatie achter extra beveiligingslagen verbergen en zo de kans verkleinen dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.

Samenwerking tussen afdelingen

Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt op onze lijst is. Dit is namelijk het meest over het hoofd geziene voordeel van het gebruik van een digitale postkamer. Vaak moet documentatie die door een bedrijf of organisatie wordt ontvangen, door meerdere afdelingen of teams worden bekeken. De medewerkers kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw moet worden gepost of gescand en gemaild, kunnen gebruikers digitale postkamers toewijzen aan individuen of andere teams voor beoordeling. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, en neemt het risico van een datalek weg, maar helpt ook om relaties tussen afdelingen op te bouwen.

Over OASIS Group

Bent u op zoek naar een digitale postkameroplossing, maar weet u niet waar u moet beginnen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het leveren van archief- en informatiebeheer diensten aan organisaties van verschillende grootte en uit verschillende bedrijfstakken. Daarnaast hebben we meer dan 1.700 Teammembers die zich inzetten om onze klanten uitmuntende ondersteuning te bieden.

Als u met één van onze specialisten wilt spreken over onze diensten, waaronder de digitale postkamer, vul dan ons online formulier in.

Begin aan uw digitale transformatie

Wat is Digitale Transformatie?

Wanneer u de term ‘Digitale Transformatie’ leest, betekent dat waarschijnlijk iets anders voor u dan voor uw leveranciers, uw klanten en mogelijk uw collega’s. Dit komt omdat digitale transformatie voor elk bedrijf een andere betekenis heeft. Zelfs afdelingen binnen eenzelfde organisatie kunnen hier anders tegenaan kijken.

Er is niet één juist antwoord voor hoe uw digitale transformatietraject eruit moet zien. Zelfs als twee bedrijven dezelfde einddoelen hebben, zoals papierloos werken of het bereiken van digitale volwassenheid, zullen de contactmomenten binnen het traject worden bepaald door uw interne processen en beleid.

Wie moet een Digitale Transformatie Strategie implementeren?

Met digitale technologieën die innovatie stimuleren, heeft Digitale Transformatie invloed op bedrijven van alle groottes en in alle industrieën. Tegenwoordig is het voor MKB-bedrijven zelfs mogelijk om te profiteren van de technologische voordelen die grote bedrijven vroeger hadden. Bij OASIS hebben we zelfs vooraanstaande bedrijven en MKB-klanten die dezelfde technologieën gebruiken en vergelijkbare niveaus van efficiëntie en rendement op de investering behalen.

Simpel gezegd moet elke organisatie een Digitale Transformatie Strategie implementeren om hun bedrijf draaiende te houden. Onderzoek wijst uit dat organisaties hun houding ten opzichte van digitale verwerking al hebben veranderd en dit nu op de voorgrond plaatsen in hun bedrijfsstrategieën.

81% van de organisaties is van mening dat ‘digitale transformatie’ ‘belangrijk’ OF ‘zeer belangrijk’ is voor hun organisatie

AIIM, 2018

Waar moet ik beginnen?

Voordat u aan de slag gaat met digitale transformatie, is het belangrijk dat u eerst uw einddoel in kaart brengt. Wil uw organisatie tijd vrijmaken voor medewerkers door bepaalde processen te automatiseren? Of is uw doel bestaande processen te stroomlijnen om uw klanten beter te kunnen bedienen? Uw gewenste resultaat zal uw digitale strategie bepalen, dus het is belangrijk dat u dit in een vroeg stadium vaststelt.

Hoewel het onwaarschijnlijk is dat elke afdeling dezelfde doelstellingen heeft, is het wel mogelijk dat vergelijkbare bedrijfsfuncties dezelfde strategische doelstellingen hebben. Een voorbeeld hiervan is de afdeling Crediteuren en de afdeling Debiteuren van uw organisatie. Beide kunnen een systeem nodig hebben dat integreert met een gedeeld boekhoudsysteem zoals Sage.

Misvattingen over Digitale Transformatie

Eén van de grootste misvattingen die we horen over Digitale Transformaties is dat het een omvangrijk project is dat in één keer moet worden uitgevoerd. Dit is niet het geval! In feite raden wij veel van onze klanten aan om voor een gefaseerde aanpak te kiezen. Hier zijn vele redenen voor, en ook hier is het afhankelijk van de behoeften van de klant, met als meest waarschijnlijke reden de enorme hoeveelheid papieren documentatie die een organisatie heeft.

Zo blijkt uit onderzoek van AIIM uit 2018 dat veel HR-organisaties nog steeds vastzitten in papieren processen. Op de vraag: “Wat is het papiergebruik in de volgende processen?” waren de percentages die antwoordden: “Veel documenten worden als papieren documenten verwerkt” :Werving en selectie = 35%

  • Werving en selectie = 35%
  • Onboarding van werknemers = 48%
  • Beheer personeelsdossiers = 53%
  • Administratie van beleid en procedures = 32%
  • Uitstroom van medewerkers = 48%

Hoewel een bepaald percentage van de organisaties over het budget en het personeel beschikt om een grootschalig project uit te voeren, worden projecten zoals Digitale Transformaties vaak in de ijskast gezet omdat de vereiste middelen niet beschikbaar zijn. In dat geval werken wij met klanten samen om een implementatieplan op te stellen dat rekening houdt met hun middelen, budget, tijdschema’s en de omvang van het archief.

Dit wil niet zeggen dat het volume van de papieren documentatie het enige punt van zorg is; bij de migratie van een bestaand EDRMS of ECM platform moeten organisaties vaak tijd van de interne IT-afdeling krijgen om de gedigitaliseerde documentatie te exporteren. Dit kan ook vertragingen veroorzaken, afhankelijk van hun beschikbaarheid.

Welke technologie is het beste voor mijn organisatie?

Het eerste en belangrijkste bij elke beslissing omtrent technologie is dat deze gebruiksvriendelijk is. Wij raden altijd aan om waar mogelijk een eindgebruiker te betrekken bij het besluitvormingsproces. Het betrekken van eindgebruikers bij dit proces zorgt er niet alleen voor dat u een systeem krijgt dat het best aan uw behoeften voldoet, maar maakt ook een soepel overgangsproces mogelijk.

Er zijn steeds meer opkomende technologieën die enorme kansen bieden voor uw organisatie. Technologieën zoals Artificial Intelligence, Intelligent Capture, eDiscovery, Repetitive Process Automation en Automated Data Recognition zijn onderdeel geworden van ons dagelijks leven. Deze nieuwe technologieën stellen organisaties in staat om meer te doen dan alleen het vastleggen van gegevens. In plaats daarvan maken organisaties gebruik van de mogelijkheden om de gegevens die zij ontvangen te begrijpen en te analyseren.

Met een beter inzicht in de informatie waarover uw organisatie beschikt, kunt u beter voldoen aan branche- en overheidsvoorschriften zoals de AVG.

De OASIS Oplossing

Wij bieden een aantal diensten aan die u kunnen helpen, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces. Of u nu op zoek bent naar Cloud diensten, digital imaging, workflow, automatische documentherkenning (OCR), Artificial Intelligence (AI), Machine Learning of meer, wij hebben een oplossing voor u.