We weten hoe belangrijk het is om zakelijke documenten en informatie te beschermen. We helpen uw informatiebeheer in goede banen te leiden door documenten veilig op te slaan en te zorgen dat u op elk gewenst moment eenvoudig toegang hebt tot uw bestanden.
Voordelen van Documentopslag
Onze experts op het gebied van archiefbeheer helpen u bij het beheren van uw archief en informeren u over wettelijke eisen.
Veiligheid
Uw archief en documenten zijn bij ons in goede handen. Veiligheid is onze topprioriteit. Het voorkomen van onbevoegde toegang, milieuschade en brandgevaar staan centraal in onze bedrijfsvoering. Onze faciliteiten zijn uitgerust met innovatieve beveiligingssystemen en branddetectie.
Snel en eenvoudig toegang
Bestanden en documenten die naar een externe locatie zijn verhuisd, kunt u nog steeds opvragen. Met onze beveiligde online portaal, OASIS Bridge, kunt u uw dossiers vanaf uw bureau beheren.
Flexibele externe bestandsopslag
We brengen de opslageisen van onze klanten in kaart en daarom maken we voor elke klant een opslagplan op maat (ongeacht hoe groot of klein de organisatie is). We werken met kleine en grote volumes, regelmatige of ad hoc opvragingen, losse bestanden of volle dozen. Uw organisatie profiteert van onze archiefbeheer oplossingen op maat.
Databescherming en noodherstel
Wilt u uw documenten beveiligen tegen verlies door brand, insectenplagen, overstromingen en natuurrampen? Ons veilige en betrouwbare archiefbeheersysteem biedt bescherming tegen deze risico’s en geeft u toegang tot waardevolle back-ups, in het ergste geval.
Kantoorruimte optimaal benutten
Het maakt niet uit of u één kantoor hebt of diverse panden, het maximale uit uw beschikbare ruimte halen is van groot belang voor het succes van uw organisatie. Onze faciliteiten voor bestandsbeheer en documentopslag hebben talloze organisaties geholpen om weer ruimte vrij te maken voor operationeel gebruik.
De kosten van informatiebeheer beheersen
Voorkom onnodig bladeren door documenten of het zoeken naar informatie en bespaar tijd. Met onze gebruiksvriendelijke OASIS Bridge software kunt u kostbare manuren inzetten voor belangrijkere zaken.
Opslagproces Documenten
Complete oplossing voor bestandsbeheer: onze deskundige teammembers bieden u de best mogelijke archiefbeheer oplossing, afgestemd op uw specifieke behoeften.
Hoewel de stappen in het proces voor documentopslag kan verschillen per klant, schetsen we hieronder een standaardproces.
Een OASIS chauffeur haalt de dozen/bestanden op bij uw kantoor of bestaande opslaglocatie. Dozen worden voorzien van barcodes die gescand worden zodat point-to-point tracking kan worden ingezet. Vervolgens worden de dozen vervoerd in een OASIS bus uitgerust met een GPS volgsysteem uit ons wagenpark.
Uw documenten worden vervoerd in voertuigen met een GPS volgsysteem. OASIS kan op elk moment de exacte locatie van alle voertuigen bepalen. Onze voertuigen zijn uitgerust met Slam Locks (veiligheidssloten) en worden tijdens dagelijkse leveringen en ophalingen te allen tijde vergrendeld. Onze chauffeurs laten hun voertuig nooit onbeheerd achter zonder dat het voertuig zorgvuldig is afgesloten.
De unieke barcode van elke doos en/of elk bestand wordt geregistreerd zodra deze in het beveiligde gedeelte van ons record center is aangekomen. De barcodes zijn gekoppeld aan de door OASIS vastgelegde gegevens. U kunt uw gegevens op elk gewenst moment openen via OASIS Bridge, ons archiefbeheersysteem.
Klanten kunnen snel en eenvoudig hun opgeslagen dozen/bestanden opvragen met behulp van OASIS Bridge (ons archiefbeheersysteem) en één van onze teammembers zal de benodigde bestanden direct bij u aanleveren.
Als alternatief kunnen documenten worden gedigitaliseerd en online beschikbaar worden gesteld.
Onze scanexperts gebruiken onze innovatieve scanapparatuur om alle soorten documenten (bestanden, certificaten, boekmanuscripten, tijdschriften, kranten en technische tekeningen) te digitaliseren en op te slaan in de juiste kleurresolutie en indeling. Onze scanexperts uploaden de documenten onmiddellijk naar ons gebruiksvriendelijke OASIS Bridge systeem. Met dit systeem kunnen documenten op elke locatie worden bekeken, afgedrukt en aangepast.
Via onze scan on demand service ontvangt u de benodigde documenten in digitale vorm.
We gebruiken mobiele barcodescanners om op elk moment te bepalen waar items zich bevinden in ons record center, op of op weg van/naar het schap, in de transportbus, op de locatie van de klant, en weer terug.
Elke stap wordt gevolgd en de datum en tijd van elke actie wordt voor u vastgelegd.
Zo hebt u volledige controle over uw documenten en kunt u het gehele traject monitoren.
Opslagopties Documenten
Met tientallen jaren ervaring in het leveren van document- en informatiemanagement oplossingen hebben wij een passende oplossing voor u.
- Dynamisch Archief Voor documenten die vaak worden opgevraagd/ gebruikt
- Semi-statische Opslag Voor documenten die regelmatig worden opgevraagd/ gebruikt
- Diepe Opslag Voor documenten die zelden worden opgevraagd/ gebruikt
Dynamisch Archief
Als u dagelijks documenten wilt opvragen/ nodig heeft, dan past onze dynamische archiefoptie het beste bij u. Deze archiefoptie wordt door veel van onze klanten in de gezondheidszorg en de juridische sector gekozen en biedt u de flexibiliteit en het gemak van interne opslag gecombineerd met de veiligheid en financiële voordelen van een extern archief.
Als aanvulling heeft u de mogelijkheid om een geautomatiseerde herinnering in te stellen, zodat u weet wanneer uw documenten wettelijk mogen worden vernietigd. Klik hier voor meer informatie over onze diverse vernietigingsdiensten.
Semi-statische Opslag
Als u regelmatig documenten wilt opvragen/ nodig heeft, dan past onze semi-statische opslag het beste bij u. Met deze opslagmogelijkheid profiteert u van de kostenvoordelen van een extern archief en kunt u documenten op elk gewenst moment openen.
Diepe Opslag
Als u zelden documenten wilt opvragen/ nodig heeft, dan past onze diepe opslag het beste bij u. Deze opslagmogelijkheid wordt doorgaans gebruikt door organisaties die aan regelgeving of aan wettelijk bepaalde bewaartermijnen moeten voldoen. Met deze optie benut u uw kantoorruimte maximaal en voldoet u tegelijkertijd aan de regelgeving.
Wat onze klanten over ons zeggen
Archiefbeheer FAQ's
Op deze vraag kunnen wij u een kort en bondig antwoord geven: wij kunnen elk archief opslaan. Van één archiefdoos tot vele duizenden archiefdozen, OASIS is de beste oplossing als het gaat om archiefopslag. Onze klanten variëren van eenmanszaken tot multinationals of ministeries.
Als u op zoek bent naar een veilige en betrouwbare partner om uw documenten op te slaan, dan heeft OASIS altijd de juiste oplossing voor uw wensen en eisen.
Indien u een documentopvraging vóór 16:00 uur doet, levert OASIS de volgende werkdag uw document fysiek bij u af. U kunt er ook voor kiezen om de informatie te laten digitaliseren. Uw gedigitaliseerde document wordt dan in ons inventaris managementsysteem exclusief voor u beschikbaar gesteld.
OASIS kan de aflevering van uw opvraging als volgt uitvoeren:
- Digitaal via ‘scan on demand’ in ons online inventaris managementsysteem OASIS Bridge
- Fysiek via het beveiligde transport van OASIS
- Fysiek ter inzage in ons record center
- Fysiek transport in uw eigen beheer. U haalt de documenten zelf op bij ons record center.
Spoed opvraging
Als de spoedaanvraag tijdens kantooruren is gedaan, dan ontvangt u de fysieke documenten binnen 3 uur of binnen 2 uur als u de documenten digitaal wilt ontvangen. In overleg zijn afwijkende service levels mogelijk.
Uw archief bevat documenten die voor u van grote waarde zijn. OASIS zorgt daarom voor de hoogst haalbare veiligheidsmaatregelen om uw archief te beschermen tegen brand en andere schades. Onze veiligheidsprocedures worden daarnaast gecontroleerd en gecertificeerd.
De record centers van OASIS zijn goedgekeurd door de archiefinspectie door middel van de volgende verplichte kenmerken:
- Vrijstaand record center volledig omgeven door hekwerk
- Lucht geconditioneerd
- Vocht geconditioneerd
- Ongediertepreventie
- CCTV camerabeveiliging en toezicht
- Toegangsbeveiliging- en beheersing door middel van paslezers
- Elke 90 seconden een puls naar de meldkamer m.b.t. inbraak
- Brandpreventie-eisen conform NEN-2535
- Beveiligd tegen inbraak en molest conform BORG-2
Uw archief beschermd tegen brand
Onze archiefopslag is daarnaast volgens de laatste brandveiligheidseisen beschermd tegen brand. Al onze record centers zijn ingedeeld in afgescheiden brandwerende compartimenten. Met directe doormelding naar de brandweer via een vaste lijnverbinding, niet via de meldkamer.
En een brandweer informatiepaneel om de brand direct inzichtelijk te maken.
OASIS opereert internationaal als dienstverlener op het gebied van informatie- en archiefbeheer in de breedste zin van het woord. Wij hebben meer dan 10 jaar ervaring als professionele dienstverlener. Genoeg ervaring en expertise dus om uw archiefbeheer te verbeteren en te verzorgen.
Bij ons staat de unieke benadering van archiefbeheer centraal. OASIS is de enige dienstverlener die archiefbeheer, digitalisering, vertrouwelijke vernietiging en back-up tape beheer als totaaloplossing aanbiedt. Wij kunnen uw documenten digitaliseren, (langdurig) opslaan in ons archief of zelfs vernietigen.
Onze geklimatiseerde contact centers zijn op het hoogste niveau beveiligd tegen inbraak, schade en brand. Onder andere door gescheiden compartimenten en bij brand automatisch dichtslaande branddeuren. Ons archief voldoet onder andere aan de BORG-2 normen. En onze archiefprocedures, opslag- en beheeractiviteiten zijn NEN en ISO-9001:2008 gecertificeerd.
Bij OASIS werken en hebben uitsluitend geautoriseerde teammembers toegang tot de bewaarplaats van uw archieven. OASIS teammembers hebben een strikte geheimhoudingsplicht en een getekende geheimhoudingsverklaring afgegeven.
De kosten om uw archief op te slaan bij OASIS zijn afhankelijk van de wijze waarop wij uw archief mogen beheren. OASIS kan op verschillende manieren uw archief opslaan, afhankelijk van hoe vaak u uw dossiers denkt te moeten gaan raadplegen. U wilt uw betrouwbare documenten veilig opslaan en toch snel bij de hand hebben indien u het document fysiek weer nodig heeft. Of zoekt u alleen maar een voordelige opslag van uw dossiers zonder dat u omkijken heeft naar beveiliging tegen brand, waterschade, inbrekers of ongedierte?
Naar aanleiding van uw eisen en wensen bespreken wij met u de meest optimale wijze van archivering en brengen op basis hiervan een concurrerend voorstel uit.
Ontvang een vrijblijvende offerte
Gebruik het onderstaande formulier om meer informatie aan te vragen.