Chez OASIS, nous savons que la gestion des archives ne se résume pas à l’entreposage de cartons sur des étagères, et nous comprenons que l’extraction de données à partir d’archives, qu’il s’agisse d’archives au format papier ou de référentiels de données numériques, peut être complexe et fastidieuse. C’est pourquoi nous souhaitons vous faire part de quelques bonnes pratiques à garder en tête pour extraire correctement des données d’archives :
- Définissez vos objectifs : déterminez clairement la finalité de l’extraction de données. À quoi les données extraites vous serviront-elles ? Si vous avez des objectifs clairs, vous saurez précisément quoi faire lors du processus d’extraction.
- Indexation et catalogage : dressez un inventaire détaillé du contenu de vos archives. Vous pouvez y inclure les noms des fichiers, les dates, les types de documents et toutes les autres métadonnées pertinentes. Cet inventaire vous aidera à planifier votre extraction.
- Autorisations d’accès : vérifiez que vous avez les autorisations nécessaires pour accéder aux archives et en extraire des données, en particulier si elles contiennent des informations sensibles ou privées.
- Préservation : lorsqu’il s’agit d’archives physiques, prenez des précautions pour préserver l’intégrité des documents. Notamment en veillant à les stocker et à les manipuler correctement, ou en les numérisant en cas de possible détérioration.
- Numérisation : si certaines de vos informations se trouvent sur des documents physiques, envisagez de les numériser. Cela vous permettra d’en extraire des données et de les gérer bien plus facilement. Les technologies de numérisation en haute définition et de reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent s’avérer incroyablement utiles.
- Structure des données : déterminez comment vous souhaitez organiser les données extraites. En réfléchissant à une arborescence de dossiers pour les données numériques, ou à un système de catalogage pour les archives physiques, par exemple.
- Qualité des données : assurez-vous de la qualité des données en nettoyant, en validant et en vérifiant les informations extraites. Les erreurs et les incohérences dans les données doivent être corrigées au cours du processus d’extraction.
- Collection de métadonnées : collectez les métadonnées associées aux données lors de l’extraction. Notamment la date de création, l’auteur et les autres informations pertinentes. Ces métadonnées faciliteront l’organisation et la recherche.
- Sécurité des données : protégez les données lors de leur extraction, de leur transmission et de leur stockage. C’est particulièrement important si les données contiennent des informations sensibles ou privées.
- Documentation : consignez soigneusement des informations sur votre processus d’extraction. Gardez notamment une trace des étapes suivies, des outils utilisés, de la structure des données et de tous les éventuels problèmes rencontrés.
- Conformité légale et réglementaire : veillez à ce que votre processus d’extraction des données soit conforme à toutes les lois et réglementations applicables, telles que les lois sur la confidentialité des données et la propriété intellectuelle.
- Stockage et récupération des données : élaborez un plan pour stocker les données extraites en toute sécurité et une stratégie de récupération au cas où cela s’avérerait nécessaire. Dans certains cas, il peut être judicieux de mettre en place une base de données ou un système de gestion des documents.
- Destruction de données : si vous possédez des archives physiques qu’il est inutile de conserver, suivez les procédures de destruction de documents recommandées.
- Conservation des notes : gardez les notes que vous avez écrites sur le processus d’extraction ainsi que tous les documents connexes afin de pouvoir vous y reporter ultérieurement.
- Analyse et amélioration : une fois l’extraction terminée, faites le point sur le processus et identifiez ce qui peut être amélioré. Cela vous aidera à simplifier les futurs projets d’extraction de données.
Extraire des données d’archives peut être une tâche aussi délicate qu’importante. Pour que l’extraction soit réussie, il est essentiel de procéder avec minutie et de garder les bonnes pratiques évoquées ci-dessus à l’esprit. Si les solutions d’OASIS ont pu aider des milliers de clients européens à exploiter les données de leurs archives, c’est parce que nous savons que les données et les informations sont bien plus que de simples cartons.