Post Type: Nieuws

Het vieren van World Paper Free Day 2022

Wanneer is World Paper Free Day?

Op 6 november 2022 wordt World Paper Free Day gevierd. 

Wat betekent World Paper Free Day?

World Paper Free Day stimuleert het terugdringen van papierproductie en -gebruik. Het initiatief is oorspronkelijk opgezet door AIIM International. AIIM International is de vereniging voor informatiebeheerprofessionals die wereldwijd onderzoek en opleiding aanbieden. 

Gebruikt u nog papier? Wordt papier nog veel gebruikt?

Thuiswerken en/of werken op afstand heeft de afname van papier versneld. Traditioneel werken op kantoor betekende dat veel mensen papier gebruikten uit gewoonte en vertrouwdheid, onder het motto ‘zo hebben we altijd gewerkt’. De noodzaak om op afstand te werken betekende dat we alternatieve manieren vonden om met collega’s samen te werken, waardoor papier in onze dagelijkse processen overbodig werd. Nu velen echter zijn teruggekeerd naar een traditionele werkplek met gemakkelijke toegang tot briefpapier en printers en meer persoonlijke samenwerking, zal de vraag worden beantwoord of deze verandering blijvend is of niet. 

Sommige organisaties hebben voorafgaand aan de pandemie geprobeerd om afscheid te nemen van een “traditionele” werkplek, bijvoorbeeld door een “hot desk” werkomgeving te implementeren of door te voorzien in flexwerken, wat hand in hand gaat met papierloze werkmethoden.

Is het echt haalbaar om volledig ‘Papiervrij’ te zijn?

Eerder dit jaar organiseerden we op het AIIM Forum in Londen een rondetafelsessie over de vraag of een echte papierloze omgeving ooit haalbaar is. Eén van de deelnemers aan de rondetafel bracht een zeer terecht punt naar voren en vroeg ons allen te stoppen met papier in het negatief daglicht te stellen. Dat riep de vraag op of het haalbaar is – willen we papier volledig elimineren? Maar of we nu papierloos willen werken of niet, er zijn bepaalde aspecten die niet te vermijden zijn voor en tegen papiervrije operaties.

Papier heeft in veel organisaties een plaats en is nog steeds noodzakelijk voor veel juridische handelingen en processen.      

Zakelijke eisen kunnen leiden tot de noodzaak om het gebruik van papier in een organisatie te verminderen. Er zijn veel voordelen verbonden aan het elimineren van fysiek papierwerk, waaronder het waarborgen van kwaliteit en transparantie, de beveiliging van informatie, het milieu, kostenbesparing en tijdsefficiëntie.

De voordelen van minder papiergebruik of papierloos werken:

Het milieu

Vermindering van papiergebruik betekent minder papierproductie, wat op zijn beurt betekent dat er minder bomen worden gekapt. Er zijn echter nog andere voordelen voor het milieu, zoals vermindering van de CO2-uitstoot doordat er geen papierwerk meer hoeft te worden vervoerd.

Kostenbesparing

Vermindering van papiergebruik leidt weer tot lagere uitgaven voor kantoorbenodigdheden zoals papier, verbruiksartikelen voor printers, de hardware van printers en de service en het onderhoud van dergelijke apparatuur.

Tijdswinst

Het beheer van papieren dossiers is vaak arbeidsintensief en kan betekenen dat er extra tijd nodig is voor het verwerken, vervoeren en verzenden van documenten. Digitaal werken levert tijdwinst op en zorgt voor een snellere reactietijd en eenvoudigere samenwerking. 

Overweegt u uw papiergebruik te verminderen?

Er zijn veel manieren waarop u het papergebruik in uw organisatie kunt verminderen. En het maakt niet uit in welke fase u zich bevindt in dit proces en in uw digitale reis, want OASIS Group heeft veel ervaring en kan u ondersteunen met scannen, versnipperen of het implementeren van backoffice systemen. Wij kunnen u helpen zodat u een stap minder verwijderd bent van een papierloos of papierarm kantoor.

Andy Upton benoemd tot Interim CEO van OASIS Group

De Raad van Bestuur en de teamleden van OASIS Group zijn verheugd de benoeming aan te kondigen van Andy Upton tot Interim Chief Executive Officer. Andy, die in juni 2020 bij OASIS Group in dienst is getreden en de functie van Chief Operating Officer heeft uitgevoerd, volgt Espen Halvorsen op die op 1 juli 2022 is teruggetreden als CEO.

Ik ben verheugd dat ik ben benoemd tot Interim CEO van OASIS Group. Ik kijk ernaar uit om onze klanten in heel Europa te blijven ondersteunen en ervoor te zorgen dat OASIS Group een geweldige plek is voor onze Teamleden om te werken.

Het is een spannende tijd in de wereld van informatiemanagement, waarin nieuwe uitdagingen ontstaan doordat de manier van werken van de klant verandert. Wij zullen deze drijfveren blijven gebruiken om groei en innovatie in onze sector te ondersteunen.

Andy Upton, Interim CEO van OASIS Group

De reacties van onze Teamleden

Het is geweldig om te zien dat iemand met zoveel ervaring en kennis van zaken als Andy in deze functie stapt. Andy begrijpt volledig de complexiteit van de behoeften van onze klanten en zal ervoor zorgen dat we dynamische oplossingen voor informatiebeheer blijven leveren.

Christina Brown, Hoofd Account Management UK & Ierland

Ik heb in de loop der jaren nauw met Andy samengewerkt op het gebied van HR-gerelateerde initiatieven en ik steun hem volledig in zijn nieuwe rol als Interim CEO. Andy is gepassioneerd over onze Teamleden en begrijpt hoe belangrijk zij zijn voor het succes van onze organisatie door samen onze visie en waarden op één lijn te brengen. Het HR-team wenst hem veel succes en kijkt ernaar uit om hem te steunen in ons streven om de Favoriete Werkgever te worden in de Informatiebeheersector.

Lorraine Williams, Hoofd HR UK, Ierland & BENE

Espen Halvorsen werd 5 jaar geleden in de organisatie geïntroduceerd en in juni 2019 benoemd tot CEO, om het bedrijf te laten groeien en vooruit te helpen. Samen met Espen hebben Andy en de andere leden van de Directie belangrijke doelstellingen gerealiseerd.

Andy heeft de volledige verantwoordelijkheid op zich genomen voor de aansturing van de organisatie, in lijn met de huidige en toekomstige strategie en lange termijn doelstellingen. Hij wordt ondersteund door een ervaren Directieteam dat samen heeft gewerkt om het bedrijf tijdens de pandemie te laten groeien.

Een update over de kwetsbaarheid CVE-2021-44228 in Apache Log4j

De OASIS Group heeft, samen met IT-dienstverleners over de hele wereld, actief gereageerd op de onlangs gemelde kwetsbaarheid voor remote code execution (RCE) in de Apache Log4j Java-bibliotheek.

De kwetsbaarheid, die op 9 december 2021 openbaar werd gemaakt, is gecategoriseerd met een CVSS score van 10.0. Dit betekent dat de kwetsbaarheid als kritiek is beoordeeld.

Wij hebben onmiddellijk actie ondernomen om eventuele bedreigingen te detecteren en kwetsbaarheden in verband met CVE-2021-44228 te verhelpen. We willen onze klanten verzekeren dat we geen actieve exploitatie van deze kwetsbaarheid in onze systemen hebben aangetroffen.

Steve Townley, de CIO van OASIS Group

Apache Software heeft een upgrade van Log4j 2.15.0 uitgebracht om de kwetsbaarheid te verhelpen en deze is, waar nodig, in de systemen van de OASIS Group geïmplementeerd. 

Ondertussen is een nieuwe update 2.16.0 uitgebracht en deze wordt door onze IT-specialisten beoordeeld.

Omdat OASIS onze Omnidox Suite intern ontwikkelt, waren we in staat om onmiddellijk de Log4j 2.15.0 update te implementeren, evenals het toevoegen van extra configuraties aan Java als een extra beveiligingsniveau.

Vervolgt Steve Townley

Welke handelingen dienen de klanten van OASIS te verrichten?

Klanten die OASIS systemen gebruiken, hoeven geen actie te ondernemen. Wij hebben de nodige upgrades al uitgevoerd en blijven zoals gebruikelijk controleren op bedreigingen. Zoals hierboven vermeld, wordt Log4j veel gebruikt voor webapplicaties en -diensten en wij raden u aan dit te controleren bij uw interne IT-afdeling of andere leveranciers.

Nog wat nuttige informatie:

Wat houdt een CVSS score in?

CVSS staat voor Common Vulnerability Scoring System. Het is een industriestandaard waarmee een numerieke (0-10, 10 is het hoogst) indicatie wordt gegeven van de ernst van beveiligingslekken in software. 

Wat betekent remote code execution?

Remote code execution (RCE) is een cyberaanval die een aanvaller in staat stelt om op afstand toegang te krijgen tot het apparaat of systeem van iemand anders en dit te besturen zonder dat daarvoor een gebruikersnaam of wachtwoord nodig is. Dit kan op afstand gebeuren, van overal ter wereld.

Wat is Log4j?

Log4j wordt wereldwijd gebruikt voor het bijhouden van digitale logboeken en registreert bijvoorbeeld of er bugs voorkomen in een applicatie.

Hoe heeft OASIS de kwetsbaarheid in Apache Log4j 2 aangepakt?

Het team van interne OASIS IT-professionals, waaronder IT Software Engineering en IT Infrastructure Security specialisten, werd op de kwetsbaarheid geattendeerd. De teams zijn toen onmiddellijk aan de slag gegaan om, waar nodig, Log4j te upgraden naar versie 2.15.0, die is uitgebracht om CVE-2021-44228 te verhelpen.

Ondertussen is een nieuwe update 2.16.0 uitgebracht en deze wordt door onze IT-specialisten beoordeeld.

Ook hebben we, waar mogelijk, extra configuraties toegevoegd aan Java en de beveiliging via onze firewalls en andere beveiligingssoftware verhoogd.

OASIS Group reactie op Coronavirus (COVID-19)

Een boodschap van onze CEO

De gevolgen van de COVID-19-pandemie zijn in de hele wereld nog steeds in verschillende mate merkbaar. Overheden wijzigen en actualiseren de richtlijnen bijna dagelijks. Hoewel de OASIS Group tijdens de COVID-19 pandemie is blijven doorwerken, passen wij onze processen, richtlijnen en maatregelen voortdurend aan om aan de lokale en nationale richtlijnen te voldoen.

Wij begrijpen hoe belangrijk de diensten en oplossingen die wij leveren, kunnen zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering van uw bedrijf. OASIS Group blijft zich inzetten om onze diensten te blijven leveren en tegelijkertijd de veiligheid van onze teammembers, klanten, burgers en belanghebbenden te waarborgen.

Wij hebben onze scanning-on-demand dienst uitgebreid en thuisbezorgingsdiensten* geïmplementeerd zodat uw bedrijf veilig en in overeenstemming met de plaatselijke beperkingen kan blijven functioneren.

Onze toegewijde Teammembers werken hard om u een optimale dienstverlening te kunnen aanbieden en wij willen graag even de tijd nemen om al onze klanten te bedanken voor hun samenwerking met ons om de verspreiding van COVID-19 te helpen voorkomen.

*Vraag een geautoriseerd lid van uw team om contact op te nemen met uw lokale OASIS Client Care team om de levering aan huis te regelen.

Wat doen we om onze klanten en organisatie te beschermen?

Bedrijfscontinuïteitsplannen

OASIS Group heeft noodplannen en oefeningen opgesteld om in buitengewone situaties een gezonde bedrijfsvoering te behouden. Ook hebben we een risicobeoordeling uitgevoerd om potentiële gevaren die onze kritieke activiteiten, middelen en toeleveringsketen kunnen verstoren te identificeren. Daarnaast hebben we  volledige en robuuste bedrijfscontinuïteitsplannen opgesteld om de dienstverlening en beveiliging op het hoogste niveau te houden en tegelijkertijd te voldoen aan lokale overheidsbeperkingen.

Onze bedrijfscontinuïteitsplannen bevatten de volgende punten:

  • Een Crisis Management Team blijft op wekelijkse basis virtueel bijeenkomen.
  • De voortgang van onze bedrijfscontinuïteitsplannen en nieuwe of opkomende risico’s bewaken via ons Crisis Management Team en deze risico’s vervolgens beperken.
  • Scenario planning voor de verschillende fasen van het coronavirus.
  • We hebben waar mogelijk thuiswerken ingezet. Op deze manier blijven we volledig operationeel.  
  • In onze bezorg- en ophaalprocessen zijn wijzigingen aangebracht om de gezondheid en veiligheid van onze Teammembers en klanten te beschermen en de risico’s verbonden aan COVID-19 te minimaliseren. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat onze dienstverlening zonder onderbreking kan doorgaan.
  • Op verzoek kunnen we dossiers scannen en verzenden in plaats van ze fysiek af te leveren.
  • Snel mobiliseren en inzetten van middelen binnen de OASIS Group. Onze Teammembers zijn hiervoor getraind, wat betekent dat we flexibel en responsief kunnen reageren.
  • Onze bedrijfscontinuïteitsplan en veerkracht plan houden rekening met de negatieve impact die COVID-19 op cruciale Teamleden of faciliteiten kan hebben.

Teammembers

  • Wij blijven gezondheidsadviezen van elke lokale overheid opvolgen om de gezondheid en veiligheid van onze Teammembers te beschermen, bijvoorbeeld het verstrekken van persoonlijke beschermingsmiddelen waar nodig.
  • Op regelmatige basis worden de goede hygiënepraktijken gecommuniceerd naar onze Teammembers. Zij worden ook op de hoogte gebracht van de beschermingsmaatregelen tegen COVID-19, waaronder persoonlijke reis- en ziekterapportage.
  • Wij bieden onze Teamleden ondersteuning en pastorale zorg via onze HR, de arbodienst en Hulpdienst voor Werknemers.
  • We begeleiden en ondersteunen onze managers bij het behandelen van COVID-19 gevallen volgens officieel medisch, overheids-, juridisch en HR-advies.
    • We volgen het advies om fysiek contact te vermijden en maken gebruik van online tools om vergaderingen te houden. 
    • We hebben reisbeperkingen opgelegd voor alle zakenreizen die niet noodzakelijk zijn.
    • We attenderen onze Teammembers op het verhoogd risico van mogelijke cyberaanvallen omdat criminelen het coronavirus kunnen misbruiken om gevoelige persoonlijke informatie te achterhalen.
  • Er is een overzicht gemaakt van alle Teammembers die essentieel zijn voor het leveren van onze diensten in alle landen waarin we actief zijn.
  • We hebben een aantal stafmedewerkers in elke faciliteit getraind om alle essentiële diensten te dekken, mocht het uitvoerend personeel ziek worden of hun taken niet kunnen vervullen.
  • Wij hebben in onze Records Centers en kantoren risicobeoordelingen uitgevoerd om de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van onze Teammembers ter plaatse te waarborgen.
  • Voor elk OASIS Records Center en kantoor is een COVID controleur aangesteld om ervoor te zorgen dat de risicobeoordelingen worden bijgehouden en alle Teammembers zich aan de richtlijnen houden.

Klanten

  • Als partner voor archief- en informatiebeheer beschikken wij over digitale mogelijkheden en daarom vragen we onze klanten om te overwegen of de door hen benodigde documenten gescand en vervolgens digitaal verzonden kunnen worden.
  • Wij moedigen onze klanten aan om ervoor te zorgen dat er een vaste locatie beschikbaar is voor onze Teammembers bij ophalingen en leveringen.
  • Klanten hoeven niet meer te tekenen op de scanner van de bezorger bij ontvangst van een opvraging. In plaats hiervan zal onze Teammember de naam van de geautoriseerde persoon die de levering ontvangt zelf registreren.
  • In onze risicobeoordelingen hebben wij rekening gehouden met eventuele klantbezoeken aan onze Records Centers wanneer blijkt dat een online vergadering niet geschikt is voor de betreffende taak.

Leveranciers

  • We evalueren onze kritieke leveranciers om er zeker van te zijn dat ze het serviceniveau kunnen blijven bieden zodat OASIS de serviceniveaus voor onze klanten kan blijven handhaven.
  • We communiceren voortdurend met onze leveranciers en ze hebben de instructie gekregen om ons op de hoogte te stellen als hun omstandigheden veranderen waardoor de levering van hun producten of diensten aan de OASIS Group in gevaar kan komen.
  • We hebben nog geen risico’s of problemen geïdentificeerd in onze toeleveringsketen.

Bezoekers en opdrachtgevers

  • Alle bezoekers en opdrachtgevers die een locatie bezoeken van de OASIS Group moeten een verklaring invullen waarin wordt bevestigd dat ze geen bekende symptomen van COVID-19 hebben en niet bewust in contact zijn gekomen met een ander persoon die met het virus is besmet. Toegang wordt geweigerd als er geen bevestiging kan worden gegeven.
  • Alle bezoeken die niet noodzakelijk zijn aan onze locaties zijn geannuleerd en / of verplaatst naar een latere datum.
  • Wij evalueren en actualiseren onze risicobeoordelingen om te bepalen wanneer het veilig is om niet bedrijfskritische bezoeken aan locaties te hervatten.

Hoe houden we u op de hoogte?

We blijven de situatie volgen via de officiële kanalen en we zullen alle nodige maatregelen nemen om onze diensten te blijven leveren, terwijl we voldoen aan de overheidsrichtlijnen van de landen waarin we actief zijn. In deze veranderende situatie  zullen we er alles aan doen om eventuele wijzigingen in onze diensten zo snel mogelijk door te geven.

Om u op de hoogte te houden, plaatsen we up-to-date informatie op onze website (www.oasisgroup.com), op LinkedIn en wordt deze via e-mail gedeeld.

OASIS Group benoemt nieuwe CEO

OASIS Group, een van de grootste leveranciers op het gebied van Records and Information Management (RIM) in Europa, heeft zijn nieuwe CEO benoemd. Espen Halvorsen, momenteel Interim CEO van de organisatie, heeft de positie van Chief Executive Officer van OASIS Group per direct aanvaard.

Espen brengt uitgebreide ervaring en respect binnen de RIM industrie met zich mee. Voordat Espen in 2018 bij OASIS Group kwam, bekleedde hij verschillende senior managementposities in de industrie, waaronder bij Recall als Global Vice President Business Development, President Emerging Markets Asia, Vice President Sales Europe en verschillende General Manager posities in het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Duitsland.

De Raad van Bestuur heeft een grondige selectieprocedure uitgevoerd. Dankzij dit proces en de effectieve wijze waarop Espen de afgelopen maanden de organisatie heeft geleid, bestond er voor ons geen twijfel dat hij de juiste leider is voor deze organisatie. Wij zijn dan ook verheugd de beslissing te kunnen aankondigen om hem te benoemen tot Chief Executive Officer van OASIS Group.

Grenville Turner, Voorzitter van de OASIS Group

Over OASIS Group

OASIS bedient klanten sinds 1999, met het hoofdkantoor in Dublin, Ierland en vestigingen in de hele EU. De organisatie heeft 650 teamleden in dienst en levert diensten aan meer dan 8.000 klanten in verschillende sectoren, waaronder de financiële sector, de juridische sector, de gezondheidszorg, de overheid en het onderwijs. Voor het 2e opeenvolgende jaar werd OASIS Group bekroond met een positie op de ‘2018 Inc. 5000 Europe’ lijst van snelst groeiende particuliere ondernemingen in Europa.