Services
Numérisation
OASIS utilise les meilleures technologies pour répondre à tous vos besoins en matière de numérisation, de saisie et de stockage central des données et de partage des connaissances.
Notre service de numérisation vous aide à numériser vos documents papier. Ces données numériques peuvent être stockées dans des archives numériques où elles peuvent être facilement récupérées en ligne.
Avantages de la Numérisation
Nous proposons une gamme de services de numérisation de documents et de capture de données utilisant les meilleures technologies pour garantir une vitesse, une qualité et une précision élevées.
Amélioration de la traçabilité des documents
Suivez les dossiers dans notre référentiel hébergé sur le Web et réduisez le temps de recherche des fichiers avec un processus efficace d’indexation des documents.
Gagnez une plus grande efficacité opérationnelle
Évitez les tracas et les dépenses liés au traitement manuel de vos documents et réduisez votre dépendance à l’égard des salles de stockage physique et le besoin de matériel technologique propriétaire.
Flexible et évolutif
Notre service de numérisation hautement personnalisable peut être adapté à vos besoins de récupération de documents. Selon la fréquence de stockage et de récupération de vos documents, nous proposons un plan qui réponde à vos besoins.
Numérisation sécurisée
Quelle que soit la demande, nous pouvons numériser vos fichiers de manière sûre et fiable. Grâce à notre logiciel de numérisation de pointe, nous pouvons numériser de grandes et petites quantités de documents papier.
Plus d’espace de bureau libre ou réduction des effectifs
Libérez un espace de bureau précieux en retirant les classeurs et en vidant les zones de stockage. L’espace peut alors être utilisé de manière opérationnelle par les membres de votre équipe ou vous pouvez réduire l’utilisation de l’espace de bureau.
Soutenir le travail à distance
La documentation numérique peut favoriser le travail à distance et la coopération entre les employés travaillant dans différents services, dans différents bâtiments ou même dans différents pays.
Processus de numérisation
Nos services numériques sont divers et flexibles, allant de la numérisation en temps réel et de la capture de données au backscanning (numérisation de documents déjà présents dans les archives) et à la numérisation à la demande. Avec nos services, nous voulons aider les entreprises à gérer efficacement leurs documents, grâce à des processus faciles et simples à utiliser.
Selon la manière dont vous stockez actuellement vos documents, OASIS les collectera à partir de votre bureau ou – s’ils sont déjà stockés avec nous – les prendra à partir de votre archive existante et les transportera de manière sécurisée vers notre bureau de numérisation. Sinon, toutes les numérisations peuvent avoir lieu dans vos propres locaux.
À l’arrivée au bureau de numérisation, le code-barre unique pour chaque boîte de dossiers ou fichier (selon la façon dont ils sont stockés) est enregistré. Ces codes-barres nous permettent de suivre l’emplacement de vos fichiers au fur et à mesure qu’ils passent par le processus de numérisation.
Une fois reçus, vos documents sont préparés pour la numérisation. Il s’agit de la partie du processus la plus exigeante en main d’œuvre, car il faut veiller à ce que tous les documents soient exempts d’agrafes, de clips, de notes de post-it et de plis.
Le cas échéant, les documents sont scellés et placés dans des pochettes en plastique transparentes pour garantir la meilleure qualité de numérisation. Une fois que les fichiers ont été préparés, nos spécialistes de numérisation évaluent les caractéristiques-clés du document, comme la taille de la page, et si les documents sont imprimés recto ou recto verso. Les documents sont ensuite classés en conséquence.
Grâce à l’équipement de numérisation ultramoderne, nos spécialistes de numérisation peuvent numériser tout type de document à la résolution et au format demandés. Cela comprend (sans s’y limiter) les fichiers, les certificats, les manuscrits, les magazines, les journaux et les dessins techniques.
Une fois la numérisation terminée, les fichiers sont compilés. Ce document est ensuite soumis à un contrôle de qualité rigoureux, où nos spécialistes de numérisation résolvent les problèmes identifiés.
Les documents numérisés sont ensuite formatés dans les médias souhaités et vous sont fournis. Il existe une gamme d’options pour la livraison des données, y compris le DVD, l’e-mail sécurisé ou le SFTP. Alternativement, plusieurs options d’hébergement vous permettent de prévisualiser, télécharger, imprimer et modifier vos enregistrements à partir de n’importe quel emplacement.
Ces portails de gestion de l’information d’emploi faciles vous permettent de contrôler entièrement vos fichiers numériques, ce qui en fait une méthode rentable pour créer progressivement votre archive numérique sur mesure.
Options de Numérisation de Documents
Que vous ayez besoin de numériser de grands volumes d’archives papier, de services réguliers de numérisation ou de capture de données, nous avons des dizaines d’années d’expérience et sommes en mesure de vous fournir la meilleure solution pour votre organisation à coup sûr.
- Numérisation à la demande Numérisation Sélective De Fichiers
- Numérisation d’archives Numérisation À Grande Échelle Des Dossiers
- Numérisation sur place Numérisation de documents confidentiels
- Salle de courrier numérique Numérisation du courrier physique
Numérisation à la demande
Nombre de nos clients utilisent le service de « Numérisation à la demande » comme une alternative rapide et pratique à la livraison physique de documents. Les clients n’ont donc plus besoin de numériser des archives entières et disposent de copies numériques rentables de fichiers et de documents lorsqu’ils en ont besoin.
Numérisation d’archives
Souvent choisie par les organisations avec de gros volumes de documents physiques historiques, cette option permet aux clients de convertir la totalité des archives en documents numériques consultables. Les clients bénéficient d’une amélioration de la conformité et du contrôle d’autorisation. Pour plus de sécurité, de nombreux clients choisissent de conserver une sauvegarde numérique de leurs archives dans notre chambre forte multimédia sécurisée.
Numérisation sur place
Idéale pour les clients qui gèrent des documents sensibles ou confidentiels qui doivent rester sur place pour des raisons de sécurité. Dans ces cas, OASIS peut fournir le matériel et le personnel nécessaires pour créer rapidement et de manière rentable une archive électronique, permettant aux clients de conserver le contrôle de leurs dossiers et d’éliminer la nécessité d’emballer et d’expédier des documents.
Salle de courrier numérique
Capturer et classer tous les documents entrants. La salle du courrier numérique vous permet d’éliminer les processus fastidieux de livraison de salle de courrier en convertissant le courrier entrant en un format électronique facilement accessible. En adoptant ce processus automatisé et centralisé, vous pouvez améliorer l’efficacité et réduire les coûts de fonctionnement associés à l’organisation et à la distribution des documents entrants.
Ce que nos clients disent de nous
FAQs Numérisation
Oui. OASIS propose un programme de gestion de documents en ligne personnalisé permettant un accès instantané à vos dossiers.
L’un des principaux avantages de la numérisation est que vous passez beaucoup moins de temps à essayer de retrouver vos dossiers. La numérisation permet d’économiser de l’espace et des coûts de stockage. En outre, la numérisation est une option intéressante pour les entreprises opérant sur plusieurs sites où différents membres de l’ équipe ont besoin d’accès aux mêmes informations.
L’indexation est la clé d’une récupération aisée des dossiers électroniques. Vous devez indexer vos dossiers en fonction de l’information qui sera nécessaire pour récupérer ledit dossier. On peut vous aider à créer votre système d’indexation. OASIS propose une indexation personnalisée en fonction des besoins de votre entreprise. De même, on propose une option OCR permettant de rechercher et de récupérer vos dossiers électroniques.
Non. Nous proposons de numériser uniquement les dossiers qui sont « actifs », par exemple les dossiers personnels des membres de l’équipe en place. Les dossiers inactifs qui doivent encore être conservés en vertu de la loi peuvent être stockés en toute sécurité dans l’un de nos centres d’archivage régionaux.
Obtenez un devis gratuit
Utilisez le formulaire ci-dessous pour demander plus d’informations sur nos services de numérisation et de digitalisation.